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Pourquoi ne puis-je pas signer les documents officiels de la fabrique avec ma carte d’identité électronique ?

1. Principe de départ: la base légale

 

Le point de départ pour les modalités des procédures officielles, c’est la base légale : le législateur détermine quelles sont les possibilités pour le transfert des documents officiels, dans le cadre de la tutelle (tutelle spéciale d’approbation et tutelle générale d’annulation). Pour les fabriques d’église, et les établissements cultuels en général, c’est le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation qui fournit la base légale :  

(extrait)

« …

TROISIEME PARTIE. - DISPOSITIONS COMMUNES AUX COMMUNES ET A LA SUPRACOMMUNALITE

LIVRE Ier. - Tutelle

TITRE Ier. - Dispositions générales

CHAPITRE III. - Computation des délais

Art. L3113-1. Le point de départ du délai est le jour de la réception par l'autorité de tutelle de l'acte accompagné des pièces justificatives.

Le jour de la réception n'est pas inclus dans le délai.

Le Gouvernement peut autoriser la transmission de l'acte accompagné de ses pièces justificatives à l'autorité de tutelle par la voie électronique conformément aux modalités qu'il détermine. 

… »

 

C'est ce dernier alinéa qui prévoit la possibilité de transférer les documents dans le cadre des procédures de tutelle, ce qui s’appliquerait alors à tous les acteurs concernés. Or, jusqu’à présent, le Gouvernement Wallon n’a rien stipulé quant aux modalités précises pour ce type de transfert électronique. Une fois qu’un arrêté sera promulgué détaillant ces modalités, les fabriques d’église pourront remplacer la transmission papier de leurs documents par le transfert électronique moyennant la signature électronique. 

Entre-temps, le Service public de Wallonie permet une certaine souplesse quant à la transmission électronique, une évolution qui est également soutenue par les évêchés et qui s'est déjà fermement enracinée dans beaucoup de communes, qui, elles aussi, préfèrent souvent un partage numérique pour un suivi plus aisé au niveau du compte annuel. 

 

2. Résumons les règles à respecter!

 

A. Pour le compte annuel

1. Pour le compte annuel, il est toujours obligatoire de transférer sous format papier, par manque de modalités légales pour un transfert électronique, les documents suivants :

a. Le compte annuel (dûment signé) ;

b. La délibération du conseil de fabrique arrêtant le compte annuel (toujours dûment signée).

2. Il est désormais possible de transférer aux autorités de tutelle (la commune et l’évêché) sous format digital les annexes au compte annuel, s’il existe un accord avec tous les acteurs concernés (responsables communaux et le service aux fabriques d’église au sein de votre évêché). Sinon, vous faites toujours comme auparavant.

 

B. Pour le budget et la modification budgétaire

Contrairement au dossier du compte annuel, le budget (et la modification budgétaire) n'est pas du tout lourd quant au nombre de documents et pièces à joindre. On constate que beaucoup moins de pièces sont transférées sous format numérique, bien que les principes restent les même que pour le compte annuel:

1. Il est toujours obligatoire de transférer sous format papier, par manque de modalités légales pour un transfert électronique, les documents suivants :

a. Le budget (ou la modification budgétaire) dûment signé ;

b. La délibération du conseil de fabrique arrêtant le budget (toujours dûment signée).

2. Il n'y a pas d'obstacle pour transférer sous format numérique les annexes et pièces, pourvu qu'il y ait un accord avec tous les acteurs concernés. 

 

3. Les délais de tutelle

 

Soulignons que c’est la réception de ces documents (papier) qui fait courir les délais de tutelle ! Si vous transmettez un dossier dans le cadre de la tutelle spéciale sans déposer ou envoyer la version papier du compte/budget même et de la délibération y afférente, les délais ne courent pas. En aucun cas l'envoi purement digital des documents ne suffit. 

 

4. Solution pratique pour le partage structuré des pièces en ligne

 

Le logiciel de comptabilité ReligioSoft prévoit un outil spécifique pour le partage des pièces justificatives en annexe au compte annuel, incorporant la génération d’un classement digital complet par article. Pour le budget et la modification budgétaire ReligioSoft prévoit un espace de stockage en ligne permettant un partage efficace et transparant. Pour plus de renseignements, contactez notre helpdesk : cultes@religiosoft.be ou T. 02 308 29 06.

 

5. Première percée de la tutelle digitale à proprement parler

 

Depuis mars 2021, les Services du SPW peuvent se servir d'une procédure digitale via le Guichet des Pouvoirs locaux. Voir notre article ailleurs sur ce site

 

6. Comment simplifier la gestion comptable à globalement parler?

 

Même si, actuellement, la tutelle digitale n'est pas possible pour les fabriques d'église ni pour les communes de tutelle, il y a déjà des possibilités pour simplifier la comptabilité fabricienne et les échanges entre fabriques et communes, entre autres avec des outils digitaux. Cliquez ici pour un aperçu avec 5 astuces intéressantes pour faire autrement et réduire le fardeau...