Le métier de trésorier n’est pas simple et les efforts pour conformer à toutes les exigences sont assez lourds, d’un point de vue opérationnel. Heureusement, on constate actuellement quelques opportunités pour simplifier les choses. Notre comité de rédaction insiste sur cinq points susceptibles d’intéresser tout chacun à la recherche d’une solution plus efficace, permettant de faire plus avec moins d’efforts :
- La simplification de l’encodage des écritures.
- La réduction du papier.
- Listings complets des extraits bancaires.
- Les mandats de paiement collectifs.
- Le partage en ligne de la comptabilité.
1. Simplification de l’encodage des écritures
Le trésorier consacre beaucoup de temps à introduire les virements pour faire exécuter les paiements. Ensuite, il doit encore encoder les opérations exécutées dans le journal de la comptabilité. S’il y a 200 paiements, le trésorier encode en réalité 200 virements (dans le module de la banque) et encore 200 écritures (dans le journal de son outil comptable), bien qu’il s’agisse des mêmes données !
Solution :
Choisissez un outil qui permet de combiner ces deux encodages, grâce à l’exportation des virements bancaires à Belfius et l’injection des fichiers CODA : il suffira d’encoder les paiements à effectuer et de valider les fichiers injectés une fois que les paiements ont été exécutés par la banque. Vous n’allez plus jamais retaper le détail de vos virements dans votre outil comptable. Cette solution est déjà pratiquée par des dizaines de trésoriers wallons depuis 2016.
Avantages :
- Vous perdez moins de temps à encoder.
- Le risque d’erreurs matérielles diminue considérablement.
Défis :
- Il faut un outil adapté (comme ReligioSoft).
Plus d'infos sur l'automisation des écritures dans ReligioSoft? Voir l'article ailleurs sur ce site. Notre service vous aidera pour activer ce service gratuit.
2. Réduisez le papier
Une deuxième avance utile, c’est la réduction du papier. Bien entendu, la solution est de remplacer le papier par des versions numérisées des mêmes documents, qui, pour ce qui concerne les pièces les plus nombreuses, sont déjà fournis par les fournisseurs de la fabrique d’église.
Actuellement, les documents de base du budget et du compte devront toujours être transmis sous format papier, sans exception, car c’est la réception de ces documents dument signés sous format papier qui fait courir les délais de tutelle.
Si vous souhaitez transférer un dossier digital de vos pièces, il faudra toujours d’abord l’accord de la commune pour remplacer la version papier des pièces par leur version numérisée ; soulignons qu’au niveau des évêchés il n’y a aucun obstacle : ceux-ci encouragent cette évolution depuis longtemps.
Il ne suffit pas de scanner vos pièces ou de stocker une version numérisée sur votre ordinateur : il faudra également un outil en ligne pour partager tous ces documents efficacement. Certains logiciels de comptabilité prévoient cette option de partage, parfois même avec des rapports supplémentaires permettant de rassembler toutes les pièces par article.
Avantages :
- Il suffira de scanner les pièces justificatives pour lesquelles vous n’avez pas de version numérisée, au lieu de copier tous les documents papier plusieurs fois, et les stocker en ligne.
- Ce dossier digital peut être réutilisé sans efforts supplémentaires par la suite, contrairement au dossier papier.
- Certains outils consolident les pièces tout en y ajoutant les renseignements du journal (date de paiement, etc.). Vous aurez donc des rapports supplémentaires avec moins d’efforts initiaux.
Défis :
- Il faut une imprimante permettant le scannage et une méthode pour stocker de façon cohérente les pièces scannées.
- Il faut un outil de stockage afin de partager les documents en ligne (comme ReligioSoft).
3. Extraits bancaires individuels ou listing complet ?
Le classement traditionnel à joindre au compte annuel comprend tous les extraits individuels, classés à chaque fois immédiatement après la facture. C’est fastidieux, même dans un classement digital.
Heureusement, certaines communes acceptent déjà un listing complet de la banque joint en annexe, plutôt que d’insister sur l’insertion de l’extrait bancaire par facture. Cette méthode simplifie la préparation du classement considérablement.
Pour les fabriques qui numérisent leurs pièces, il est facile d’ajouter au dossier un fichier supplémentaire comprenant toutes les opérations de l’année (et outre) par compte bancaire.
Pour les trésoriers qui transmettent leurs pièces sous format papier, l’avantage est similaire : ils pourront tout simplement insérer une copie papier complète du listing dans la farde avec les pièces.
Insistons encore une fois qu’il faut l’accord de la commune pour remplacer les extraits individuels par un listing global. Ce listing doit d’ailleurs toujours comprendre le détail complet des opérations afin qu’une vérification aisée soit facilitée. N’oublions pas non plus que le lien entre chaque opération bancaire et la facture y afférente doit être garantie : les autorités de tutelle et les fabriciens doivent pouvoir retrouver la facture et l’opération bancaire sans devoir parcourir la liste entière.
Avantages :
- Plus besoin de traiter (scanner, copier) les extraits individuels : le trésorier télécharge les listings via le module en ligne de la banque et voilà qui est fait.
- Une seule annexe supplémentaire (par compte bancaire) dans le dossier du compte annuel simplifie le contrôle « chronologique » du 1er janvier jusqu’au 31 décembre, et outre…
Défis :
- L’accord de la commune est indispensable.
- Il faudra une référence univoque permettant de lier toute opération bancaire à une écriture dans le grand-livre et à la facture en question (numéro unique, date de l’opération mentionnée sur la facture, …). Sinon, le contrôle devient impossible.
4. Mandats de paiement collectifs
C’est le même défi que pour les extraits bancaires : il faut en principe le mandat spécifique pour chaque facture, qui sera alors inséré immédiatement après la facture.
Une autre solution, pratiquée par une minorité de fabriques actuellement, est de remplacer les mandats individuels par un document « collectif » : une liste énumérant les différentes factures par article ou par période, qui est alors signée par le président et le secrétaire du bureau. Concrètement : au lieu de 200 mandats individuels, vous en aurez alors une douzaine (avec à chaque fois une vingtaine de factures).
Ici également, il faut l’accord de la tutelle pour évoluer dans ce sens, car le mandat individuel reste la solution de préférence pour la plupart des communes…
Avantages :
- Si on classe par mois (12 mois, ou 13 ou 14) ou par article (quelques dizaines), les mandats de paiement ne comprendront que ces quelques feuilles (au lieu de plusieurs centaines).
- Le classement devient beaucoup plus léger grâce à l’insertion des mandats en arrière de la farde.
Défis :
- Il faut l’accord de la commune.
- Comme pour les extraits bancaires, il faut une référence claire afin que toute facture puisse être liée à un mandat spécifique (mention de la date de paiement ou le numéro unique de la facture sur le mandat de paiement).
- Attention aux anachronismes !
5. Partage de la comptabilité en ligne
Pour encourager la concertation avec la tutelle mais également pour augmenter le dynamisme au sein du conseil de fabrique sans toujours devoir échanger des documents papier ou des fichiers digitaux, il peut être intéressant d’utiliser un outil comptable en ligne permettant le partage du dossier. Il suffira alors de partager ce dossier via internet, par exemple, pour voir si la modification budgétaire ou le nouveau budget a été bien confectionné, sans devoir échanger d’autres documents ou de se déplacer. C’est surtout utile pour les concertations moins stratégiques.
Ce type d’outil de partage permet également d’y stocker d’autres documents (comme les délibérations, l’obituaire, …) et pourra servir comme espace de stockage global du conseil de fabrique : bref, les archives se trouveront en ligne, dans un environnement sécurisé, où vous gérez vous-même l’accès aux personnes impliquées, fabriciens et autres.
Avantages :
- Partage à tout moment, sur base des préférences du gestionnaire de dossier.
- Plus besoin d’imprimer ou d’envoyer des mails tout le temps.
- On parle du même document dans le même dossier : pas de confusion possible.
- Archives centralisées et sécurisées.
Défis :
- Il faut un outil spécifique (comme ReligioSoft).
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