La fabrique est censée respecter le budget initial approuvé par les autorités de tutelle. En cas de circonstances imprévues, elle pourra introduire une modification budgétaire intégrant les crédits adaptés. La date limite pour la transmission d'une modification budgétaire est fixée à la mi-octobre (sauf exception locale !).
Il arrive que déjà lors du premier trimestre du nouvel exercice, la fabrique d’église se voie confrontée à un dépassement imminent nécessitant une modification budgétaire. Faut-il introduire une modification budgétaire sans plus traîner ?
Le principe de départ est clair : à strictement parler, la fabrique ne peut pas engager des dépenses sans prévision suffisante au budget. Une modification budgétaire devra être introduite, tôt ou tard.
Pourtant, il n’est pas du tout nécessaire d’introduire une modification budgétaire pour chaque dépassement budgétaire : certains dépassements au chapitre II des dépenses, section ordinaire, sont permis à condition que le total du chapitre soit respecté et qu’il ne s’agisse pas d’un article où rien n’était prévu. C’est le principe de « l’ajustement interne ». Nous y reviendrons ci-dessous.
L’urgence des modifications budgétaires
Quant à l’urgence des modifications budgétaires, les sensibilités locales varient.
- De nombreuses communes – et fabriques d’église – préfèrent un débit plutôt lent pour les modifications, dans l’espoir de pouvoir réduire le fardeau administratif grâce au regroupement des modifications budgétaires. L’idée n’est alors certainement pas de multiplier le nombre de modifications, mais d’en introduire une seule en septembre ou octobre. Entre-temps, la fabrique peut exécuter les dépenses, dans l’attente de l’introduction de la modification budgétaire plus tard.
Cette sensibilité locale varie également en fonction de l’impact financier pour la commune : si l’approbation du conseil communal est indispensable pour valider certaines prévisions ayant un impact sur le supplément communal ordinaire ou les subsides extraordinaires, la commune préfèrera souvent une transmission immédiate de la modification budgétaire afin de pouvoir tenir compte des évolutions dans son propre budget.
- Pour d’autres communes, la question formelle d’un budget parfaitement à jour l’emporte et implique la transmission immédiate dès qu’une modification budgétaire est requise.
Plus ou moins un tiers des fabriques d’église introduisent une modification budgétaire en cours d’exercice, avec une toute petite minorité qui en introduisent plusieurs. La tendance est clairement d’attendre le plus longtemps possible, si la commune le permet. Cette approche permettant de mieux combiner tous les dépassements et – avant tout – d’éviter une succession de modifications budgétaires. Si vous avez un doute, prenez contact avec l’administration communale qui vous orientera quant à la nécessité et l’urgence d’introduire une modification budgétaire.
Dans quels cas faut-il introduire une modification budgétaire ?
Pour rappel nous signalons encore les critères déterminant la nécessité d’une modification budgétaire.
La fabrique introduira une modification budgétaire :
- si elle a besoin d’un article de dépenses où rien n’était prévu dans le budget initial ;
- s'il n'est pas possible de respecter le total du chapitre II des dépenses, section ordinaire ;
- si elle modifie les dépenses extraordinaires (sans exception !) ou si le financement d’un projet extraordinaire doit être adapté (recettes extraordinaires) ;
- si les recettes ordinaires évoluent de façon à permettre de réduire le supplément communal considérablement.
S'il y a de grosses réparations en cours, chaque compte annuel vous permettra de dresser le bilan (provisoire) et de déterminer quelles sont les éventuelles prévisions à transférer à l'exercice suivant. Il est conseillé de documenter dans les observations du trésorier en annexe au compte annuel quels montants seront reportés et/ou augmentés, cette analyse pouvant être récupérée au moment même de la préparation de la modification budgétaire l'exercice d'après. En principe, on joint l'état des lieux des grosses réparations en cours en annexe au compte annuel. Pour le budget, il est requis de joindre un tableau avec les voies et moyens par projet.
Pour certains dépassements, la modification budgétaire n'a pas lieu d'être :
- pour les petites fluctuations au niveau des recettes ordinaires ;
- pour les « petits » dépassements dans le chapitre II des dépenses, section ordinaire (sauf si le dépassement concerne le total du chapitre ou si un article sans prévision est impacté ; voir ci-dessus).
Pour ce dernier type de dépassement, la fabrique pourra « justifier » de deux façons :
- le trésorier ajoute une explication dans les observations qu’il joint au dossier du compte annuel (et ne fait donc rien en cours d’exercice) ;
- le trésorier « formalise » les dépassements avec « un ajustement interne » réaménageant les crédits dans la section ordinaire du chapitre II. Normalement, on le fait au moment de la clôture du compte annuel même.
Important : il faut que le trésorier vérifie en cours d'exercice si le budget peut être ajusté en interne ou si une modification budgétaire est nécessaire. Etant donné qu'après le 15 octobre on n'introduit plus de modifications budgétaires, il faudra juger au plus tard début octobre si le budget est suffisant pour clôturer avec (dans le pire des cas) un ajustement interne. L'ajustement interne n'est pas appliqué partout. Dans certains diocèses, on ne réaménage pas le chapitre II des dépenses, section ordinaire, mais on justifie tout simplement les éventuels dépassements dans les observations en annexe au compte annuel.
Soulignons encore que pour les dépassements dans le chapitre Ier (« le chapitre de l’évêque »), la fabrique d'église ne pourra pas « ajuster en interne », mais se limitera à en justifier l’origine (s’il n’était plus possible d’introduire une modification budgétaire).
Pour certains petits dépassements « extraordinaires », on constate également que la tendance n’est certainement pas d’envisager à chaque fois une modification budgétaire; par exemple, pour un placement/replacement qui dépasse le montant prévu. La concertation locale vous permettra de trancher.
Comment éviter les modifications budgétaires ?
Les modifications budgétaires ne sont pas faciles à éviter, dans la mesure où il s’agit de prévisions à ajouter suite à des événements imprévus. On constate que même pour le service ordinaire, les modifications budgétaires restent nombreuses.
Sous cet angle, nous nous permettons de vous signaler quelques astuces qui vous aideront lors de la préparation du budget 2024 :
- faites attention aux articles qui sont à zéro. Si vous avez besoin d’un article, il faut prévoir un montant, sinon vous aurez besoin d’une modification budgétaire. C’est surtout important si vous envisagez un nouveau type de dépense (des bornes à gel, par exemple), même si le montant précis n’a pas encore pu être fixé. Bien entendu, il n’est pas permis de prévoir un petit montant pour tous les articles. On se limitera aux articles dont on aura (très) probablement besoin ;
- tenez compte de toutes les évolutions connues. Si, en 2023, vous devez déjà introduire une modification budgétaire parce que certains articles ne suffisent pas, il faut certainement appliquer cette même logique lors de la confection du nouveau budget. Il en est de même pour les évolutions au niveau du compte annuel ;
- la marge budgétaire. C’est sans aucun doute le point le plus délicat, mais une certaine marge au budget (dépenses ordinaires) permettra d’éviter des modifications budgétaires pour des imprévus « ordinaires » (entretien de chauffage, combustible, sinistres, etc.). La marge budgétaire augmente la flexibilité de réaménager les prévisions à l’intérieur du chapitre et réduira donc le risque d’une modification budgétaire. Il faudra respecter les sensibilités locales et ne pas trop s’écarter des chiffres du dernier compte annuel établi par la fabrique d'église. Ailleurs sur ce site, vous trouverez un article qui vous explique la marge budgétaire.
Voir aussi l'article sur "L'équilibre des projets extraordinaires".
