Le budget doit avant tout être réaliste et complet. Il concerne une période bien délimitée, à savoir un exercice complet. L’ensemble des dépenses et recettes envisagées doit être intégré. Évidemment, on ne peut pas tout prévoir et une certaine marge est donc tolérée pour avoir une certaine flexibilité en cas d’imprévus : un budget trop serré mènera sans cesse à des modifications budgétaires qu’il faudra justifier, ce qui a pour conséquence une relative lourdeur administrative qu’il vaut mieux éviter. Le trésorier insérera donc des prévisions « arrondies », dans la mesure où il n’y a pas d’estimation précise logique. Dans une minorité de cas – il s’agit de certaines dépenses « uniques », comme la revue diocésaine, les enfants de chœur, … – le trésorier mettra une prévision précise à l’euro près sur base des renseignements dont il dispose (via le Diocèse ou le fournisseur).
Une certaine marge au budget ne peut que simplifier le suivi comptable, tant pour la fabrique que pour les autorités de tutelle qui, elles non plus, ne veulent pas perdre un temps précieux avec toutes sortes de modifications budgétaires pour des futilités, si rien de fondamental n’a été changé. Cette marge ne s’applique qu’au service ordinaire, les recettes et dépenses reprises au service extraordinaire étant toujours spécifiques aux projets envisagés (grosses réparations, placements, etc.), sur des pièces existantes ou des estimations.
Dans les faits, il est préférable par conséquent de légèrement surestimer les dépenses tandis que les recettes devront plutôt être sous-estimées. Cette marge équitable garantit une gestion comptable pragmatique pour tous les actants, tant pour ce qui concerne la flexibilité budgétaire que pour la disponibilité des moyens de l’encaisse. En effet, la fabrique d’église qui clôture l’exercice avec un excédent peut utiliser ces moyens pour payer les factures au début du nouvel exercice, tout en respectant le budget approuvé. La fabrique d’église qui n’a aucune marge clôturera le compte avec un résultat proche de zéro, ce qui implique que, au début du nouvel exercice, elle doit disposer de suffisamment de recettes (dont une partie de la dotation communale) pour ne pas retarder le paiement des factures. Sinon, elle devra faire appel à des avances provenant d’ailleurs, ce qui risque de compliquer la gestion comptable considérablement.
L’appréciation du caractère « équitable » de la marge budgétaire dépend de plusieurs facteurs. D’abord, il faut tenir compte de l’importance des risques que la fabrique d’église court. Si elle ne gère pas une grosse église, c’est une autre situation qu’une fabrique d’église collégiale.
La deuxième dimension où l’on constate des divergences concerne les sensibilités quant aux nécessités d’attribuer certaines dépenses au service extraordinaire ou au service ordinaire et l’impact : certaines communes préfèrent un budget qui s’oriente plutôt vers le service ordinaire et y permettent une marge confortable ; ailleurs on préfère une insertion des gros entretiens ou de travaux avec un certain impact (et inattendus) au service extraordinaire, ce qui nécessite à chaque fois une modification budgétaire ; il s’ensuit que ces ajouts doivent alors être proposés au conseil communal sans exception. Bref, la distinction un peu floue entre le service ordinaire et extraordinaire détermine souvent l’appréciation de la nécessité d’une certaine marge budgétaire, en combinaison avec l’appréciation de la lourdeur administrative en cas d'une modification budgétaire (qu'il vaut mieux éviter, si possible).
Une troisième dimension exerçant une influence indéniable sur la marge budgétaire concerne le timing du paiement du supplément ordinaire et des subsides extraordinaires : dans la mesure où ces financements ne sont pas versés dans un timing adapté aux besoins de la fabrique d’église, la marge budgétaire (historique) sert de tampon via le boni du dernier compte annuel, qui garantira qu’il y aura toujours suffisamment de liquidités à disposition grâce au résultat reporté. Autrement dit, plus la fabrique d’église risque de rencontrer des soucis de liquidités en début d’exercice, plus il est utile de prévoir la marge budgétaire pour garantir l’effet tampon du boni reporté dans le nouvel exercice. Les fabriques d’église qui ont peu de marge clôturent par contre avec un boni très peu élevé et commenceront le nouvel exercice avec peu de réserves. Voir aussi l’article « Clôturer le compte annuel à zéro ? ».
La préparation du nouveau budget
Comment préparer le budget de manière optimale ? Comment prévoir toutes les factures de l’entretien ou des frais d’envoi ? La meilleure estimation peut être faite sur la base du dernier compte annuel. Cette source privilégiée – pour autant que ce compte annuel soit effectivement représentatif – permet de réorienter le budget en fonction de l’évolution des besoins. Rien n’empêche de s’inspirer de plusieurs comptes annuels précédents pour pouvoir juger plus objectivement du caractère représentatif du dernier compte annuel et, par conséquent, de prendre en considération les évolutions à long terme. Certains outils comptables prévoient des fichiers pluriannuels reprenant tous les chiffres historiques, ce qui simplifie la comparaison et l’analyse des comptes annuels.
Lors de la préparation du budget, on intègre aussi les évolutions survenant suite à l’exécution de l’exercice en cours. Si, en préparant le budget 2025 en juin ou juillet 2024, on sait déjà que les grosses réparations prévues au budget 2024 ne pourront pas du tout être exécutées en 2024, on peut déjà supprimer ces montants au budget de l’année en cours (au moyen d’une modification budgétaire) et les reporter au budget 2025. De cette façon on évite une modification budgétaire en 2025. Il est important d’insister sur le fait que l’on ne procède à cette suppression en 2024 que si le projet ne pourra pas être entamé.
Il est logique de signaler correctement tout changement fondamental par rapport aux budgets antérieurs dans le dossier du nouveau budget afin que tout destinataire dispose d’une explication écrite permettant d’interpréter aisément les tableaux chiffrés. Au cas où la fabrique d’église envisage des projets qui auront un impact conséquent sur le budget communal (subsides extraordinaires), il est logique de se concerter avec les responsables communaux quant aux possibilités de financement avant de transmettre le budget.