Les projets extraordinaires posent un défi particulier pour tout trésorier. Tant au niveau de la planification (le budget ou la modification budgétaire) que de l’exécution (le compte annuel), il faut veiller à une transparence optimale. À cette fin, tout effort de préparation sera primordial pour un déroulement efficace. Tout projet extraordinaire doit présenter un équilibre parfait : les dépenses et les recettes sont égales. Au fur et à mesure que le projet avance, il est également utile de maintenir cet équilibre.
L’équilibre de la planification (le budget et la modification budgétaire)
L’équilibre budgétaire des projets extraordinaires garantit une planification correcte. Pour l’ensemble des dépenses du projet, la fabrique prévoit les montants du financement dans la section des recettes extraordinaires (subsides extraordinaires, vente de biens….). Si la fabrique envisage de réaliser plusieurs projets, il est impératif qu’elle équilibre chacun d’eux individuellement, le financement « extraordinaire » étant toujours spécifique à un seul projet.
Si la fabrique oublie de prévoir un financement suffisant pour un projet, le supplément communal ordinaire (l’art. R17), qui sert à « équilibrer » tout déficit budgétaire, risque d’être impacté. Vérifiez donc toujours le financement par projet.
Au niveau du compte, il est également utile d’essayer de respecter cet équilibre au fur et à mesure de l’avancement du projet. Cette approche vous permettra de mieux apprécier l’état des lieux au niveau comptable tant que le projet n’est pas encore finalisé. Si le (ou les) projet(s) est/sont en équilibre en fin d’exercice, vous n’aurez pas de soucis pour entamer la suite lors du nouvel exercice.
Exemple positif :
La fabrique a prévu un projet de 15.000 euros pour les vitraux de l’église. La moitié du projet a été finalisée : 7.500. La fabrique a transmis la facture à la commune, et le service financier a ensuite versé le subside qui correspond précisément au montant demandé :
7500 euros en recettes
7500 euros en dépenses
-------
0 = le projet est en équilibre
À éviter :
La fabrique paye la facture sans avoir reçu le subside. Malheureusement, le subside ne peut plus être versé avant la fin de l’exercice.
0 euros en recettes
7500 euros en dépenses
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- 7500 = le projet n’est pas en équilibre
Dans ce cas, le résultat du compte annuel sera très bas (une partie du service ordinaire a permis de payer tout de même la facture) ; la fabrique devra rééquilibrer en 2023 et tenir compte de ce résultat faussement bas au niveau du résultat présumé de 2023 repris dans le budget 2024. Toutes sortes de complications qu’il vaut mieux éviter. Pour la même raison, il faut toujours garantir l’équilibre des placements et des replacements lors de l’exercice en cours même. De cette façon, le résultat du compte annuel sera toujours réduit au service ordinaire + le résultat de l’exercice précédent (mentionné à l’art. R19 ou D51).
Si vous n'avez pas réussi à équilibrer en cours d'exercice vos projets, il est conseillé de documenter par projet en cours la situation actuelle en annexe au compte annuel (dans les observations du trésorier, par exemple) afin de permettre au conseil de fabrique et à la tutelle de bien appréhender l'évolution et d'anticiper déjà la logique de la modification budgétaire qu'il faudra préparer en 2023.
La solution "proactive" est des plus simples : lors de l’exécution d’un projet, on suit, si possible, la logique des factures…
Citons la Circulaire du 30 juin 2016 relative à l'élaboration des budgets des communes de la Région wallonne à l'exception des communes de la Communauté germanophone pour l'année 2017 (Mon. 20.07.2016) (extrait – fabriques d’église) :
L'examen des comptes des fabriques d'église montre parfois que certaines communes versent un subside ou une dotation extraordinaire à ces établissements alors que, par exemple, les travaux prévus n'ont pas (encore) été réalisés, voire même lorsque le crédit de dépense couvert par ce subside ou cette dotation n'a pas encore été engagé(e). Pareille manière de procéder est à proscrire et j'invite donc les Collèges communaux à n'ordonnancer la liquidation d'un tel subside ou d'une telle dotation que moyennant la production, par la fabrique d'église, d'une facture relative à la dépense concernée.
Dans le cas où la fabrique ne peut attendre le subside et préfère payer immédiatement, elle pourrait toujours recourir à une avance provenant d’ailleurs dont le montant, en toute logique, correspondra parfaitement à la facture à payer. Cette avance peut être comptabilisée, ce qui garantira également l'équilibre pour ce "projet" au niveau du compte annuel, bien qu'il faudra par la suite (en 2023) rembourser l'avance (en dépenses) au moment où le financement définitif (en recettes) sera reçu. Ce remboursement et le financement seront alors également à l'équilibre en 2023 (où il faudra prévoir les montants dans une modification budgétaire, si rien n'était prévu).
L’équilibre au niveau de l’exécution augmente la transparence et simplifie ainsi le suivi. Si les factures sont contrebalancées par des financements spécifiques, on évite de devoir rattraper des paiements / subsides. Au moment de la clôture du compte, il est encore plus intéressant de garantir cet équilibre, pour garantir que le résultat du compte annuel ne soit pas « pollué » par des moyens extraordinaires qui n’ont rien à voir avec le résultat historique.
Voir aussi l'article sur "La modification budgétaire où l'on soupe une partie du boni de l'exercice précédent...".
