Depuis quelques années, il est permis de transférer les factures et les extraits bancaires en annexe au compte annuel sous format digital. C’est une possibilité, pas une obligation. Passons en revue les avantages et les opportunités des deux méthodes.
Avant que vous ne vous y précipitiez, insistons tout d’abord sur le fait que la transmission papier reste la seule solution légale pour laquelle on n’a pas besoin de l’accord de la tutelle. Si, par contre, vous souhaitez transférer vos pièces justificatives sous format digital, il faut que la tutelle communale et l’évêché marquent leur accord, sinon il faudra tout de même préparer et transférer un dossier papier complet à tous les acteurs. Très souvent, les autorités communales envisagent une harmonisation pour toutes leurs fabriques, afin de réduire la complexité. Au niveau des Evêchés, il y a un soutien global pour la numérisation des pièces justificatives.
Deuxième remarque préalable : la possibilité de transférer les pièces digitales ne concerne que les pièces justificatives. Les documents de base – le compte annuel (ou le budget / la modification budgétaire) et la délibération du conseil de fabrique statuant sur le dossier en question – seront toujours transmis sous format papier, dument signés. La raison est juridique : sans document papier signé transmis, les délais ne courent pas, le Gouvernement wallon n’ayant pas encore prévu les modalités légales nécessaires pour une procédure entièrement numérisée. Il ne suffit donc pas d’envoyer un mail avec le compte annuel sous format PDF aux autorités. Au contraire.
Papier ou digital ?
Vous avez donc actuellement le choix entre le papier et le digital pour ce qui concerne les factures et les extraits bancaires à joindre au compte annuel. On pourrait y ajouter les mandats de paiement.
Pour les solutions digitales, il y a plusieurs options : il existe des logiciels comptables en ligne incorporant la possibilité de stocker et de partager en ligne les pièces justificatives ; la deuxième option serait de préparer vous-même les fichiers numérisés et de les transférer via un autre canal (par mail, clé USB, …).
Pour le classement papier, il y a également des opportunités pour simplifier le boulot. On constate, en effet, que, de plus en plus, le classement traditionnel avec les extraits bancaires individuels est remplacé par le même type de classement sur base du grand livre, mais complété d’un listing complet avec toutes les opérations bancaires sur base d’un seul fichier (imprimé) de la banque, au lieu des centaines d’extraits individuels, joints immédiatement après la facture dans le classement. Ici également, il faudra voir quelles sont les directives spécifiques au sein de votre commune.
Avantages du classement digital :
- Si vous recevez déjà les factures sous format digital, il suffira de les classer de façon cohérente (dans un logiciel ou sur un disque ou une clé USB). L’important c’est de bien veiller à la référence au grand livre (l’article comptable) et/ou l’opération bancaire.
- Pour les extraits bancaires, le travail est vite fait, car les banques prévoient tous les extraits bancaires sous format digital. Certaines communes acceptent d’ailleurs les listings chronologiques au lieu de demander de scanner/copier les extraits individuels.
- Le travail est échelonné : on le fait en cours d’exercice, au moment de la réception de la facture ou peu après le paiement. Il ne faut donc plus y consacrer un après-midi entier en janvier: une fois que les dernières opérations sont encodées, le classement sera complet.
- L’envoi postal sera léger.
Points à retenir encore :
- Pour les pièces pour lesquelles vous n’avez pas de version numérisée, il faudra encore les scanner pour avoir un classement complet. La plupart des imprimantes modernes prévoient la possibilité de scanner des pièces. Certains trésoriers scannent leur pièces d’ailleurs par article comptable (donc un fichier avec une dizaine de pièces à la fois).
- N’oubliez pas le mandat de paiement : si vous utilisez le cachet, vous pouvez scanner la pièce avec le mandat dessus, sinon il faudra prévoir le document séparé (ou un mandat collectif pour une série de paiements, si la commune le permet).
- Une fois scannées, les pièces sont faciles à échanger.
- Certains logiciels avancés incorporent un contrôle pour vérifier l’absence de pièces et/ou l’automatisation d’un grand livre des pièces numérisées, de sorte que vous aurez l’avantage d’avoir un listing complet de toutes les pièces par article comptable, avec renvoi aux extraits bancaires, sans boulot supplémentaire.
Avantages du classement papier :
- Au lieu de scanner, il faudra simplement copier la farde des pièces justificatives papier.
- Pour les trésoriers qui préfèrent préparer leur classement définitif en fin d’exercice, il suffira de s’organiser pour y consacrer un après-midi (ou plus).
- Le contrôle est vraiment « tangible » dans la farde, mais il faudra bien veiller à ce qu’il n’y ait pas de pièces qui manquent.
Points à retenir encore :
- Certaines fabriques ne gardent pas de copie du classement pour elles-mêmes, ce qui présente un risque réel. Il faut insister sur la nécessité de disposer d’ un dossier complet (toutes les pièces comprises) dans les archives de la fabrique, de sorte que, quoi qu’il arrive, il y ait toujours une version complète.
Il faudra donc évaluer s’il vaut mieux recopier la farde papier ou plutôt investir de votre temps dans le scannage des pièces papier non encore numérisées. En cas de doute, il est conseillé de vous concerter au niveau local avec les responsables communaux en charge de la tutelle et avec les autres fabriques d’église afin d’évoluer vers une solution cohérente et pragmatique, avant tout. Les fabriques ayant adopté le transfert digital ne remettent pas en cause leur choix, sans aucun doute parce que les efforts sont moindres (mais quelque peu différents) et la flexibilité des fichiers digitaux offre un réel avantage. Pour les trésoriers qui aiment toujours le papier, le classement traditionnel ne pose bien entendu aucun problème, étant donné que c’est toujours la discipline individuelle qui détermine la qualité finale.
