1. La concordance
Dans un monde idéal, le résultat comptable a un équivalent financier parfait : si le résultat comptable (boni du compte annuel) est de 5.000 €, par exemple, on a la même somme sur les comptes bancaires, ni plus ni moins.
En réalité, pour la plupart des fabriques d’église, cette concordance entre le solde financier et le solde comptable n’existe pas, bien que, souvent, il y ait une bonne raison.
L’avantage de la concordance se situe au niveau de l’efficacité pour vérifier si le boni comptable (qui évolue) est toujours cohérent par rapport aux moyens financiers disponibles, car les deux montants correspondent. Même si on passe outre le 31 décembre pour certains paiements à affecter à l’exercice à clôturer, le trésorier (ou le logiciel qu’il utilise) pourra assez vite déterminer s’il n’y a pas d’omissions.
Un exemple :
• le trésorier clôture le compte annuel 2022 au 6 janvier 2023 ;
• le solde financier au 31/12/2022 était de 5.500,48 euros ;
• le 3 janvier 2023 le trésorier a payé trois factures pour 2023 ; celles-ci n’entrent pas en ligne de compte pour le solde financier de 2022 ;
• le 6 janvier 2023 la dernière facture pour 2022 est payée : 250 euros ; ce montant doit être repris dans le boni, car il concerne 2022 (prestations en 2022) ;
• le solde financier du compte annuel de 2022 est alors de 5.500,48 euros (= le solde au 31/12/2022) moins la facture de 250 euros payée le 6 janvier 2023 (= la seule facture tardive) : 5.250,48 euros ;
• ce solde financier correspond alors au boni comptable de l’exercice, comme c’était déjà le cas l’année passée et comme il sera le cas pour le compte annuel suivant.
Bref, c’est transparent et simplifie la détection d’une éventuelle erreur (financière ou comptable) lors de l’encodage de l’exercice en cours.
Pour les fabriques d’église qui réussissent à faire coïncider l’exercice comptable et l’année civile et qui clôturent donc au 31 décembre, le solde total final des comptes bancaires correspondra normalement au résultat comptable. En tout cas, dans la Région de Bruxelles-Capitale, la clôture au 31 décembre (sur base des extraits bancaires) est obligatoire et la tutelle y insiste sur la concordance parfaite. En Wallonie, on peut passer outre le 31 décembre pour les « paiements tardifs » (sans passer outre le 31 mars (ou le 28 février pour le Diocèse de Liège), toujours sur base de l’extrait bancaire).
2. La discordance
Beaucoup de fabriques d’église n’ont pas de concordance parfaite pour la simple raison que cette concordance n’a pas été imposée et/ou qu’on n’a jamais régularisé les éventuelles différences.
Il faut distinguer deux cas de figure.
2.1. La discordance délibérée
Parfois la discordance est délibérée (et justifiée) : le trésorier évite la concordance pour des raisons de liquidités : en ajoutant aux comptes de gestion une partie des avoirs patrimoniaux (sans les encoder dans le solde comptable !), il pourra toujours continuer à payer toutes les factures, sans se soucier du solde comptable. Concrètement, il y a toujours une réserve patrimoniale de 5000 euros, par exemple, sur le compte à vue (mais pas reprise dans le boni comptable). Au moment de la clôture, le trésorier signale que les comptes affectés à la gestion quotidienne comprennent toujours un montant supplémentaire (absent du boni comptable) et en justifie la nature : il clôture, par exemple, avec un boni modeste de 1000 euros tandis que le compte à vue présente un solde de 6000 euros.
Autrement dit, la discordance peut s’avérer utile pour garantir un tampon de liquidités en cours d’exercice.
Lors de ses contrôles, la tutelle ne vérifie pas la concordance entre les soldes financier et comptable (sauf dans la Région de Bruxelles-Capitale) et il s’ensuit qu’un compte est approuvé (et/ou rectifié) au niveau comptable sans que cette discordance éventuelle soit analysée. Etant donné que la tutelle vérifie tout de même (toutes) les opérations en cours d’exercice, on pourra garantir la cohérence par exercice comptable, bien que ça prenne un peu plus de temps pour vérifier au cas où.
2.2. La discordance historique
Il arrive que le dossier affiche une discordance historique : depuis longtemps, le solde financier et le solde comptable ne correspondent pas et l’origine de cette différence n’est plus connue ni justifiée au moment de la clôture. Insistons, une fois de plus : ceci n’impacte pas la cohérence du compte annuel, dans la mesure où celui-ci comprend toutes les écritures relatives à l’exercice en question (et rien de trop non plus). Il est donc tout à fait normal de transférer un compte annuel qui, à chaque fois, ne présente pas de concordance par rapport au solde financier. On s’attend alors à une discordance qui est plus ou moins stable si on compare par rapport aux exercices antérieurs.
Pour la plupart des fabriques d’église, la discordance est positive : les sous dépassent le boni comptable. Le principe qui joue, sans aucun doute, concerne toujours les liquidités : il est très utile d’avoir plus de moyens à disposition pour éviter de se faire coincer par une baisse des moyens disponibles suite à l’afflux d’une série de factures…
Passons maintenons aux origines possibles des discordances, tout en orientant vers une régularisation pour les fabriques d’église qui le souhaitent.
2.3. Les origines de la discordance
Si on constate qu’il y a une différence soudaine entre le solde financier et le solde comptable, on peut vérifier sur base des directives ci-dessous et rattraper. Pour les dossiers où la discordance est « historique », c’est plus compliqué…
1. Le résultat comptable est plus élevé que le résultat financier
Première explication : le trésorier a imputé un montant au compte annuel (un loyer, un don) qui ne paraît nulle part sur les extraits bancaires ou le journal de la caisse (mais sur un compte qui ne fait pas partie de l’encaisse). Il faudra supprimer la recette au compte annuel, jusqu’à ce que celle-ci soit effectivement perçue. Évidemment, toute recette ou dépense de la fabrique doit être incorporée dans le journal de l’exercice en question.
Deuxième explication : le trésorier a omis d’imputer une dépense au compte annuel, bien que le montant ait été réellement viré à un fournisseur. Il faudra ajouter la dépense au compte.
Autres explications : une faute dans la régularisation des rejets suite à la rectification d’un compte antérieur, etc.
2. Le résultat comptable est moins élevé que le résultat financier
Première explication : le trésorier a omis d’imputer une recette au compte annuel, bien que le montant paraisse sur les extraits bancaires. Il faudra ajouter la recette au compte annuel. C’est le cas typique des « avances » du patrimoine qu’on utilise pour préfinancer certaines dépenses en cas de pénurie à cause de liquidités limitées (en attente du financement final…).
Deuxième explication : le trésorier a imputé une dépense au compte annuel, sans que le montant n’ait été viré au fournisseur. Il faudra supprimer la dépense jusqu’à ce que la dépense soit effectivement exécutée.
Autres explications : une faute dans la régularisation des rejets suite à la rectification d’un compte antérieur, etc.
Il se peut toujours qu’il y ait une combinaison de circonstances. Insistons surtout sur le fait que les outils comptables intelligents prévoient un blocage des deux soldes : il devrait être impossible d’encoder une opération financière sans article comptable (sauf pour les mouvements de compte à compte) et il ne devrait pas non plus être possible d’encoder des écritures comptables sans impact sur le financier. Ce mécanisme garantit que les deux soldes se tiennent, ou que, au moins, la différence entre le boni et le total des moyens disponibles reste la même.
2.4. Les cas historiques
Il existe aussi des dossiers où apparaît une discordance entre les résultats financier et comptable depuis tellement longtemps qu’il est difficile d’en retracer les origines. Même en effectuant des recherches dans l’ensemble des comptes annuels, on n’arrive pas à en déterminer la nature précise… Il faudra alors voir, sous l’angle de la régularisation envisagée, quelle est la piste la plus appropriée pour éventuellement régulariser la différence.
2.5. Les solutions les plus courantes pour remédier à une discordance historique
S’il y a un surplus sur les comptes financiers :
• il est jugé que ce surplus revient à la fabrique d’église comme faisant partie de son patrimoine : le montant peut alors être placé comme les autres « fonds propres » ;
• il est jugé que ce surplus revient à la commune (surplus d’une subvention qu’on n’a pas dépensée et qui n’a pas ou mal été encodée) : après concertation avec la commune, la décision est prise d’intégrer ce montant dans la comptabilité et/ou de le rembourser.
S’il y a trop peu sur les comptes financiers :
• la fabrique d’église doit récupérer « ailleurs » le montant qui est dû et l’intégrer dans le volet « financier » (il ne faudra pas l’imputer « comptablement », car le résultat comptable l’intègre déjà) ; c’est le cas suite à un rejet d’une dépense rejetée définitivement par la tutelle ;
• la fabrique doit corriger le compte annuel (et le justifier) de sorte que le résultat comptable baisse (si on a imputé des recettes non réalisées) ; une écriture de régularisation pourrait suffire, moyennant l’accord de la tutelle.
Avant de régulariser la discordance, il faut analyser son origine. Toute régularisation doit être motivée. Pour les cas historiques et les montants conséquents, il est avisé de concerter avec les autorités de tutelle afin d’éviter tout malentendu.
Pour le reste, il n’y a aucun obstacle pour continuer la gestion comptable avec un dossier qui affiche une discordance historique entre les moyens financiers et le boni.
