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La caisse physique - en voie de disparition

La caisse physique est souvent utilisée pour simplifier les paiements. Le cas des paroissiens bénévoles qui se mettent à disposition et se sacrifient pour certaines tâches et, en même temps, font de petits achats est bien connu. Mais quelles sont les bonnes pratiques pour utiliser une caisse physique ? Et quelles sont les alternatives ?

 

La caisse physique semble utile : elle permet de payer rapidement les paroissiens qui font des achats.  Mais le suivi de ces mouvements risque de devenir compliqué au niveau de la comptabilité fabricienne. Contrairement aux comptes bancaires, où les extraits bancaires garantissent un suivi cohérent, fiable et sans lacunes, la caisse physique pose un risque réel quant aux « retraits et versements ». C’est sans aucun doute la raison la plus importante pour abandonner les paiements en espèces et les remplacer par des mouvements via le compte courant sans exception, ne fût-ce que pour réduire la complexité comptable. Le trésorier pourra alors se servir (uniquement) d’un compte courant au lieu de le combiner avec une caisse physique. Il ne devra plus non plus mettre à jour un journal de cette caisse pour les petites transactions en espèces.

On constate en effet qu’il n’est pas du tout évident de garantir le suivi de la caisse physique : en principe, il faut un journal où l’on écrit chaque ligne (retrait et versement) tout en garantissant que le solde précis des espèces présentes corresponde au montant du journal de la caisse, à tout moment. C’est une question de discipline, bien entendu.

La question fondamentale : cela vaut-il la peine d’utiliser la caisse physique pour ces petits paiements directs ?

Illustrons cette question par un exemple.

La fabrique d’église reçoit de petits dons en espèces des visiteurs de l’église. Ces dons sont placés dans un panier, puis déposés sur le compte de trésorerie en banque. Entre-temps, ces espèces sont utilisées par les personnes en charge de l’église pour acheter certaines fournitures. Les pièces justificatives (factures, tickets) sont transmises au trésorier afin qu’il puisse compléter la farde avec les pièces à joindre en annexe au compte annuel.

On comprend bien la facilité de cette solution, mais y a-t-il des alternatives pour simplifier la comptabilité fabricienne ?

 

Première solution : on maintient la caisse physique et les espèces sont utilisées pour les « petits achats »

Soulignons d’abord que dans la mesure où ces revenus concernent directement et exclusivement la fabrique d’église, il faudra incorporer la caisse physique dans la comptabilité de la fabrique d’église, contrairement à la caisse paroissiale, qui n’a rien à voir avec la gestion de la fabrique et d’où, traditionnellement, une partie des revenus (collectes etc.) est versée sur le compte de la fabrique d’église.

En tout cas, il faudra donc un journal séparé pour les mouvements de la caisse. Ensuite il y a deux manières d’encoder au niveau de la comptabilité.

Première option. La méthode la plus complète

i.             Le total des petits dons est encodé à chaque fois (disons 200 euros, R18D - divers).

ii.            Le montant dépensé pour les achats est encodé comme une dépense (20 euros, à l’art. D10, …).

iii.           Le montant qui reste et qui est transféré sur le compte de trésorerie est encodé comme un « transfert interne » de 180 euros (transfert interne de la caisse physique au compte à vue) au moment du versement.

Seconde option. La méthode raccourcie

On n’encode via la caisse physique que les mouvements « dépenses » (remboursements).

On encode les 20 euros dont on a besoin pour équilibrer l’achat :

1.            20 euros à l’art. R18D

2.            20 euros à l’art. D10

Le reste est encodé immédiatement sur le compte bancaire même, sans passer via la caisse physique (180 euros à l’art. R18D), au moment du versement.  

 

Deuxième solution : on limite au maximum la caisse physique

Pour simplifier le suivi financier et comptable, on essaye de réduire les mouvements via la caisse physique au maximum. C’est certainement la solution la plus rassurante pour le trésorier, qui réduira le suivi de ces interactions avec les espèces souvent difficiles à tracer si quelque chose arrive…

Actions :

  • On encourage et facilite les dons en ligne (sans supprimer la possibilité de le faire « tangiblement ») ; en principe, il faudra un journal séparé pour le suivi des changements de la caisse et un contrôle rigoureux du solde de ce journal et les espèces présentes… C’est une question de discipline, mais moins on aura de mouvements, moins on risquera de constater un écart entre les espèces et le journal de la caisse.
  • Les espèces ne sont plus mises à disposition des paroissiens bénévoles qui se chargent de l’église. Ceux-ci devront avancer eux-mêmes le montant à payer pour les petits achats pour l’église et transférer les pièces au trésorier en vue du remboursement.
  • Le trésorier remboursera les montants dus sur base de la pièce fournie (ou des pièces fournies).
  • Dans la comptabilité, les achats seront encodés via le journal d’un compte bancaire plutôt que dans le journal de la caisse physique.
  • Ce cycle correspond alors au cycle traditionnel pour les payements bancaires aux fournisseurs, bien qu’il y ait une personne intermédiaire. Dans la comptabilité, le bénéficiaire sera l’intermédiaire, mais la pièce renvoie toujours au « vrai fournisseur ». De cette façon, on pourra toujours distinguer la personne à qui on a transféré l’argent et la prestation ou l’achat dont il s’agit.