La solution sur mesure pour tout trésorier wallon

Il arrive que la commune apporte des rectifications au compte annuel arrêté par le conseil de fabrique, parce qu'il y a des paiements qui manquent, ou des pièces qui n'ont pas été transmises, ou parfois même des erreurs de calcul. Vous recevrez alors la décision du conseil communal incorporant le tableau définitif incorporant les remarques de la commune. C'est sur base de ce document que vous allez mettre à jour le compte annuel dans votre outil comptable.

Lorsque la tutelle rectifie le compte annuel, il est indispensable de prendre en considération la motivation des rectifications individuelles (par écriture) afin d’intégrer les bonnes corrections dans la comptabilité. Globalement, il existe trois types de rectifications :

1. Les erreurs matérielles
2. Les rejets définitifs
3. Les rejets provisoires

Nous parcourons ci-dessous les différentes catégories. Sur base de la décision du conseil communal et/ou des précisions du responsable communal en charge des cultes, il faudra déterminer de quel type de rectification il s’agit et corriger convenablement les erreurs lors de l’exercice en cours. Sans le détail de la décision de la commune (et l'éventuelle annexe avec les précisions par article ou par écriture), il sera impossible d’interpréter correctement les adaptations à effectuer et vous ne pourrez pas mettre à jour votre dossier. Nous y revenons ci-dessous. 

1. L’erreur purement matérielle

Quelques exemples :

• Le trésorier s’est trompé en introduisant 2,51 euros au lieu de 2,15 euros. La commune a rectifié sur base du paiement effectué (montant qui correspond au montant sur la facture).
• Le trésorier a fait l’addition des totaux manuellement et une petite erreur s’est glissée dans ce calcul : le total est plus élevé de 100 euros que la somme réelle des montants repris aux articles sous-jacents.

Si le trésorier utilise un logiciel moderne incorporant également les contrôles du solde financier/bancaire, ce type d’erreurs devrait être exclu.

La commune rectifiera sur base des pièces justificatives. Au niveau de la comptabilité, il suffira de mettre à jour le résultat du compte annuel et de vérifier si les soldes financiers au début du nouvel exercice sont toujours corrects (car il se peut que l’erreur matérielle apparaisse dans le solde bancaire également). Pour le reste, aucune intervention n'est nécessaire. 

2. Le rejet définitif

Commençons par les exemples concrets:

• Par inadvertance, la fabrique a payé une facture qui n’a rien à voir avec la mission de la fabrique : une facture pour des copies faites par la paroisse a erronément été reprise dans la comptabilité fabricienne. La commune rejette définitivement la facture car la fabrique ne peut pas introduire dans sa comptabilité des factures « externes ». On parle d’une dépense "non légitime". Il pourra également s’agir d’une facture payée par le trésorier pour lequel il n’y a pas de mandat de paiement signé par le secrétaire et le président. La commune est censée la rejeter...
• Un autre type de rejet définitif concerne les écritures déjà encodées dans un compte antérieur (déjà approuvé par la tutelle). En 2023, le trésorier encode une facture pour le combustible ; or, il l’avait déjà encodée sur l’exercice 2022, car la livraison concernait 2022. La même écriture apparaît donc deux fois dans la comptabilité. La commune rejette la dépense dans le compte 2023, pour éviter la double imputation. 

Pour les rejets définitifs qui concernent des factures « non légitimes » (le premier exemple), la fabrique devra récupérer le montant car elle n’aurait jamais dû exécuter la dépense : le trésorier devra rechercher l’argent via le fournisseur concerné (ou la paroisse) ou trouver une solution pour financer la dépense autrement. Le montant récupéré devra apparaître sur le compte à vue, de préférence avant la clôture du nouvel exercice. IMPORTANT: il faudra encoder cette opération "financière" sans article comptable (car l'impact comptable a été incorporé au niveau du compte annuel rectifié).

Pour cette raison, il est important de documenter la récupération du montant afin de démontrer à la tutelle que l’erreur comptable a été corrigée « financièrement » également, lors de l’exercice qui suit. Si on ne rattrape pas "financièrement", il y aura un écart entre le solde comptable et le solde financier (trésorerie). Le trésorier pourra ajouter une remarque dans les "observations du trésorier" en annexe au nouveau compte annuel, en y ajoutant encore une référence précise à l'extrait bancaire confirmant le remboursement.

Illustrons ce cas de figure avec un exemple concret:

• Par erreur la fabrique a payé une facture de 50 euros pour des copies des archives de la paroisse. Le trésorier avait omis de vérifier et la facture a été payée via le compte de la fabrique. 
• Par la suite, la commune a rejeté la dépense de 50 euros avec la motivation (pertinente) que la facture devrait être payée par la paroisse (et pas par la fabrique). Le rejet (dépense en moins de 50 euros) augmente le résultat du compte annuel de 50 euros. Or, les 50 euros ne se trouvent pas sur le compte bancaire de la fabrique, bien que le résultat comptable augmente de 50 euros: 4588.41 euros au lieu de 4538.41 euros. Le compte à vue affiche toujours 4538.41 au moment de la clôture du compte annuel (car l'argent était bel et bien parti). 
• Le trésorier demande à la paroisse de transférer les 50 euros pour la facture payée (indument) par la fabrique (et qui aurait dû être payée par la paroisse).
• Une fois le paiement reçu sur le compte à vue, le trésorier ajoutera une remarque aux observations en annexe au nouveau compte signalant que le montant rejeté a été récupéré via la paroisse en date du xx/xx/20xx, ce qui permettra à la tutelle de vérifier si tout est correct. Ce contrôle est nécessaire pour éviter des lacunes entre deux exercices qui se suivent.

Insistons une fois de plus sur le fait que, si la fabrique ne récupère pas ce montant, le solde financier restera insuffisant par rapport au solde comptable (qui vient d’augmenter de 50 euros, car la commune a ajouté ce montant dans sa décision, en annulant la dépense). Si, pendant 10 ans, un rejet de quelques dizaines d’euros n’est pas récupéré, la différence entre le solde financier et le solde comptable pourra s’élever à des centaines d’euros ou même plus… Bref, tous les montants indûment payés doivent être récupérés au plus vite pour que la trésorerie suive le résultat comptable (rectifié).

Pour le deuxième type de rejet définitif (le double encodage de certaines écritures), il suffira de mettre à jour le résultat comptable de l’exercice concerné et de contrôler le solde financier (qui peut être impacté s’il n’est pas à jour suite au double encodage).

Si, sur base de la décision du conseil communal, vous avez un doute sur l’obligation ou non de récupérer le montant pour certaines rectifications, vous pouvez toujours contacter le responsable communal en charge de la tutelle sur les fabriques d’église qui vous orientera.

3. Le rejet provisoire

Le rejet provisoire concerne une rectification par la tutelle qui permet au trésorier de réintroduire le(s) montant(s) rejeté(s) dans le nouveau compte annuel (ou le compte annuel de 2 ans plus tard). Bref, c’est le timing de l’écriture qui change. Le cas est sans aucun doute plus courant que le rejet définitif. 

Très souvent il s’agit d’un rejet motivé sur base d’une des deux raisons suivantes :

• Le trésorier a omis de transmettre les pièces justificatives ; la commune ne peut donc pas contrôler la légimité de la dépense et, en toute logique, elle rejette (provisoirement) la dépense tant qu’elle n’a pas de documents pour vérifier convenablement ; c'est le cas le plus courant (et le plus évitable) ;
• Le trésorier n’a pas respecté les limites du budget et dépasse (de loin) le crédit budgétaire : la commune rejette l’écriture pour des raisons formelles, plus précisément le non-respect du budget approuvé, malgré le fait que la légitimité de la facture a été constatée ; question de budget donc.

Le solde du compte annuel sera modifié (et augmentera, s’il s’agit de rejets pour des dépenses: par exemple, si une facture de 100 euros est rejetée, le boni rectifié sera plus élevé de 100 euros par rapport au solde arrêté par le conseil de fabrique). Contrairement aux rejets définitifs, la fabrique pourra inscrire les mêmes écritures comptables dans le nouveau compte (ou le compte suivant) tout en respectant les remarques de la tutelle :

• La fabrique respectera le (nouveau) budget (ou introduira une modification budgétaire si le besoin s'en fait sentir); le plan comptable affiche un article spécifique dans le volet "extraordinaire" pour rattraper ce type d'écritures (D62A).
• La fabrique transmettra les pièces justificatives en annexe au dossier du nouveau compte annuel.

Aux rectifications par rejet provisoire, on pourra également ajouter les rejets pour des écritures encodées au mauvais exercice.

Illustrons ce cas de figure avec un exemple concret:

• La fabrique a payé une facture de 36 euros pour l'achat de livres liturgiques. Lors de la préparation du classement de pièces à joindre au compte annuel, le trésorier a oublié d'insérer la facture pour cet achat.
• En vérifiant le dossier du compte annuel, le responsable communal ne retrouve pas la facture et décide de rejeter provisoirement la dépense de 36 euros, par manque de justificatif, tout en invitant la fabrique d'église à réinscrire la dépense dans le nouveau compte annuel (et de prévoir le budget nécessaire via une modification budgétaire).
• Le solde comptable augmente de 36 euros dans la décision du conseil communal: 3541.57 euros au lieu de 3505.57 euros. Soulignons que le solde financier n'est pas impacté: le compte à vue affiche toujours 3505.57 euros au moment de la clôture. 
• La fabrique d'église reçoit la décision du conseil communal. Elle essaye de récupérer la facture via le curé et réinscrit dans la comptabilité la dépense rejetée, mais dans le nouvel exercice.
• IMPORTANT: contrairement aux dépenses rejetées définitivement (où l'idée est de récupérer l'argent pour tomber juste au niveau du solde financier), l'idée de la réintroduction d'une dépense rejetée est d'impacter le boni comptable avec une imputation de la dépense (déjà payée antérieurement) sur un article comptable, ce qui van diminuer le boni du nouveau compte. Pour continuer l'exemple ci-dessous: le solde comptable du nouveau compte annuel diminuera de 36 euros suite à l'encodage de la dépense.
• L'encodage de ces dépenses se passe normalement via l'art. D62A (ou D63A) afin de permettre à la tutelle un suivi aisé. Il est conseillé d'ajouter dans la section avec "les observations du trésorier" une remarque explicite que la dépense a été réencodée. 
• Soulignons encore que certaines communes insistent sur une modification budgétaire (surtout si le montant est important). 
• Dans le dossier du compte annuel, la pièce (facture) sera ajoutée au classement.

Conclusion

Dès que vous recevrez la décision du conseil communal, vérifiez ce qu'il faut faire sur base des instructions de la commune. Il est important de faire le nécessaire (rattrapage financier et/ou rattrapage comptable) avant la clôture du nouveau compte annuel et de bien documenter dans les observations du trésorier en annexe de ce nouveau compte annuel quelles sont les opérations financières et/ou comptables que vous avez effectueés (avec renvoi aux pièces et aux extraits bancaires). S'il faut introduire une modification budgétaire pour augmenter certaines prévisions suite au report des dépenses rejetées, il faudra agir avant la mi-octobre de l'exercice concerné. 

Pour les fabriques affiliées à ReligioSoft, nos services sont à votre entière disposition pour guider les analyses et complèter l'encodage dans le dossier même.

Rappel: contrôle du solde financier et vérification du classement des pièces

Insistons une fois de plus sur le fait qu’il est crucial de bien vérifier le solde financier des comptes bancaires dans la comptabilité au fur et à mesure que vous corrigez ou transférez ce type d’écritures. Sinon, il se peut que le solde financier et/ou le solde comptable ne soient plus corrects. Un deuxième contrôle utile concerne la vérification du classement des pièces justificatives lorsque vous préparez le dossier du compte annuel: étant donné que la plupart des rejets concernent des paiements dont la facture manque dans le dossier, un contrôle supplémentaire pour voir si pour tous les paiement il y a une facture dans le classement, suffira pour réduire le risque d'un rejet inattendu.