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Les mandats de paiement

Le trésorier n’agit jamais seul. Tout paiement doit être approuvé par le secrétaire et par le président de fabrique avant son exécution. Sinon, le trésorier en assume la pleine responsabilité. Pour « mander » un paiement il existe actuellement plusieurs méthodes :

  • Le cachet

  • Les mandats « papier » (le trésorier imprime une feuille par facture)

  • Les autocollants – disons la forme hybride entre le cachet et les mandats papier

Pour respecter la chronologie juridique, il faut une signature (ou plutôt deux) avant le paiement. Dans la pratique, il arrive qu'on s'arrange autrement pour régler les mandats de paiement.

 

Pourquoi un mandat de paiement ?

Le mandat de paiement assume deux fonctions :

1. Il garantit de manière univoque la responsabilité juridique du paiement:

  • Si le trésorier a payé sans avoir les signatures de ses deux collègues, le paiement est entièrement de sa responsabilité

  • Si le président et le secrétaire ont signé, le trésorier n’a fait qu’exécuter le paiement et ce sont alors le président et le secrétaire qui assument la responsabilité du paiement en question

2. Le mandat est souvent utilisé pour mieux organiser le classement des pièces justificatives, qui font partie du dossier du compte annuel à transmettre aux autorités suite à la clôture. Parfois, les mandats incorporent même une référence aux extraits bancaires, ce qui permet de vérifier rapidement le mandat, la facture et l’extrait bancaire. Le classement traditionnel des pièces s’organise ainsi, par article (recettes/dépenses) :

  1. L’extrait bancaire

  2. La facture

  3. Le mandat de paiement

Cette deuxième fonction ne semble pas fondamentale, mais tout le monde a l’habitude de classer les pièces suivant cette logique.

 

Peut-on utiliser des mandats de paiement « collectifs », comme la commune le fait ?

Il n’est certainement pas interdit d’utiliser un mandat collectif (par exemple, une feuille reprenant toute une série de paiements - disons une vingtaine). Le souci se situe plutôt au niveau du classement : la logique mentionnée ci-dessus, avec une facture accompagnée de l’extrait et du mandat de paiement, semble contraire aux mandats collectifs, c’est-à-dire que, si les mandats collectifs remplacent les mandats individuels, il n’y aura plus un mandat par paiement dans le classement.

Évidemment, si la commune est d’accord pour grouper les mandats de paiement, et si elle permet de joindre au dossier du compte annuel ces mandats collectifs plutôt que les mandats individuels, il n’y aura aucun souci pour simplifier les choses.