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Sept astuces pour la préparation du compte annuel 2021

L'équipe de ReligioSoft a de nouveau préparé une liste de vérifications que vous pourrez facilement effectuer vous-même, afin de préparer au mieux la clôture de l'exercice 2021. Soulignons d'abord que l'idée est de clôture au plus tôt. Et mieux vous anticipez maintenant, moins vous aurez de soucis pour finaliser le dossier du compte annuel de 2021 en 2022. 

 

1. L’approbation du compte annuel de 2020 est cruciale pour bien clôturer l’exercice 2021, car elle garantit l’insertion correcte du résultat historique dans le nouveau compte (2021).

Vérifiez si les rectifications apportées par la tutelle ont bien été incorporées dans votre comptabilité, plus précisément dans le compte annuel 2021. Le résultat correct (donc rectifié si la commune a corrigé) du compte annuel 2020 doit être repris à l’article R19 (excédent) ou D51 (déficit) du compte annuel 2021. En principe, vous avez déjà effectué la vérification lors de la préparation du budget de 2022, où le calcul du résultat présumé de 2021 devrait tenir compte du résultat approuvé du compte de 2020. Vérifiez le compte de 2021 pour être sûr(e) et certain(e).

Important : pour la plupart des rectifications apportées au compte annuel 2020, il est nécessaire de corriger dans la comptabilité au moyen d’écritures de rattrapage : ainsi vous encoderez les remboursements des rejets définitifs et/ou les nouvelles écritures des factures rejetées provisoirement. Vérifiez si vous avez bien respecté la logique de la décision du conseil communal lors du nouvel exercice. La correction de ces écritures et/ou des paiements devra être finalisée avant la clôture du compte de 2021, pour éviter que l'impact des corrections ne saute d'un an. 

 

2. Au fur et à mesure de votre encodage, le résultat du compte de l’exercice en cours évolue : si vous encodez beaucoup de dépenses de suite, le résultat diminuera ; au moment de la réception du supplément communal, le résultat augmentera. Vérifiez le solde comptable (le résultat du compte annuel).

Si le résultat est particulièrement bas : 

• Avez-vous déjà reçu le supplément communal ?

• Il se peut que des dépenses extraordinaires aient été encodées sans qu’il y ait des recettes spécifiques ?

Si le résultat est vraiment élevé :

• Peut-être reste-t-il des factures à payer ?

• S’il s’agit d’un surplus de recettes extraordinaires, il faut vérifier si certaines sommes doivent encore être replacées…

 

3. Idéalement, tout projet extraordinaire évolue de manière équilibrée : entrées (recettes) et sorties (dépenses) sont toujours à égalité.

Exemple : si la fabrique a payé 5.000 euros de factures pour la toiture, il faut en principe un subside extraordinaire (ou un autre financement) égal à cette somme. Les recettes (5.000 euros) et les dépenses (5.000 euros) seront alors à l’équilibre dans le compte annuel. La directive globale est d'ailleurs de demander le montant précis de la facture à la commune et rien de plus, afin d'éviter un parcours où les recettes s'éloignent des dépenses effectuées. 

Le même principe d'équilibre s’applique aux placements venus à échéance et aux replacements : il faut un équilibre pour que rien ne se perde. N’oubliez pas de replacer le capital propre à la fabrique avant la clôture de l’exercice, sinon le boni sera trop positif. 

Si ce principe est appliqué avec rigueur, le résultat du compte annuel ne comprendra jamais une partie d’un projet extraordinaire à rattraper ultérieurement.

Exemples:

1. Placement

- R23 - placements de capitaux: 2.000 euros

- D53 - replacement: 2.000 euros

Equilibre: 2.000 - 2.000 = 0

2. Grosse réparation

- R25 - subside communal extraordinaire: 4.551,51 euros

- D56 - grosses réparations de l'église: 4.551,51 euros

Equilibre: 4.551,51 - 4.551,51 = 0

 

4. À côté des montants déjà imputés au compte annuel actuellement, il subsiste toujours une série de paiements à effectuer ou à percevoir avant la fin de l’exercice.

Il est important de garder à l’esprit les cas particuliers car en fin d’exercice, ces factures (ou créances) détermineront le timing de la clôture définitive.

Lors du premier trimestre de chaque année civile il est permis d’encoder des paiements de l’exercice précédent. En janvier 2021, il était permis d’ajouter les écritures de 2020 payées en 2021. Et au début de 2022, il sera toujours possible de payer les factures pour l’exercice 2021. Soyons clairs : avant tout, l’idée est de limiter le nombre de cas particuliers qui passent outre le 31/12/2021, afin de simplifier le suivi de la zone de transition entre 2021 et 2022. Moins vous aurez de factures à payer après le réveillon, moins vous aurez de problèmes pour garantir une transition comptable aisée.

Vérifiez donc bien en novembre et en décembre 2021 s’il n’y a plus de factures qui manquent, sinon vous risquez des surprises après le 31/12/2021. Attention: les fabriques d'église en Région de Bruxelles-Capitale ne peuvent plus passer outre le 31/12! 

Pour la période de transition 2021 – 2022 :

  • Toute facture qui concerne 2021 doit être imputée sur le compte annuel de 2021.
    • Il faut surtout faire attention aux paiements tardifs (et éviter que leur paiement glisse !).
  • Toute facture qui concerne 2022 doit être imputée sur le compte annuel de 2022.
    • Il faudra patienter avec les factures reçues avant le 1er janvier 2022 afin d’éviter un paiement en 2021 pour une facture pour 2022. C’est parfois le cas avec les factures pour les assurances.

Quelques points importants pour le suivi de ces « engagements » qui risquent de vous surprendre !

Il est permis d’imputer des paiements pour le compte annuel 2021 en 2022 dans la mesure où il s’agit de prestations effectuées en 2021 et pourvu que le paiement soit exécuté au plus tard le 31/03/2022.  

  • Pour les fabriques d’église du Diocèse de Liège cette règle s’applique également, mais avec une date limite fixée au 28/02/2022. Et le Diocèse insiste sur une clôture au plus vite (avec un calendrier spécifique communiqué via ses canaux - voir les communications du service du temporel).
  • Pour les fabriques du vicariat de Bruxelles (Région de Bruxelles-Capitale), une directive a été communiquée insistant sur une clôture au 31/12/2021 (sans exception !).

Il est donc certainement préférable de limiter le nombre de cas afin d’assurer une certaine transparence lors de la transition.

Pour garantir un suivi efficace de tous ces cas qui risquent de surgir plus tard, vous pouvez :

  • Prendre contact avec les fournisseurs concernés afin d’être sûr de recevoir la facture dans les meilleurs délais ; moins vous aurez de paiements tardifs, moins vous aurez de soucis pour distinguer les exercices durant le premier trimestre de la nouvelle année ;
  • Pour les loyers et fermages, vous pouvez certainement interpeller les locataires et fermiers pour lesquels le même risque de paiement tardif est réel ;
  • Pour tout ce qui concerne les suppléments et autres subsides, il est crucial de ne pas traîner, étant donné qu’il s’agit de montants importants qui ont un impact conséquent sur le résultat final du compte annuel; avertissez la commune si vous constatez qu’une partie n’a pas encore été versée.

Si vous "accélérez" en 2021, vous pourrez clôturer plus vite en 2022, et vous aurez moins de soucis avec les cas particuliers à cheval sur deux exercices. Même si une clôture au 31/12/2021 est difficile à envisager, l’avantage d’une clôture au plus vite est indéniable. 

Pour les fabriques qui clôturent au 31/12/2021: le solde financier sur les extraits bancaires correspondra au résultat comptable (ou, en cas de discordance, la différence pourra être identifiée univoquement au 31/12 chaque année).

 

5. Classez déjà vos pièces justificatives

La plupart des rejets apportés par la tutelle concernent des opérations pour lesquelles la facture manque. Si vous classez déjà toutes les pièces maintenant, vous allez vite constater s’il y a une facture qui est perdue, ce qui vous donne encore suffisamment de temps pour récupérer une copie via le fournisseur. Il serait dommage de le constater à la veille de la réunion du conseil de fabrique. Pour plus d'infos au sujet du classement des pièces, consultez l'article ailleurs sur ce site

 

6. Attention aux dépassements budgétaires !

Le compte annuel, c’est le rapport de l’exécution du budget approuvé. Si ce budget ne suffit pas, il faudra bien juger de l’impact.

Premier principe : respectez toujours la nature de l’article : on n’encode pas les paiements sur un autre article (qui convient moins bien) si la prévision budgétaire de l’article logique ne suffit plus.

Deuxième principe : en cas de dépassement conséquent (au niveau du chapitre, pour des articles à zéro, ou pour toute dépense extraordinaire), il faut introduire une modification budgétaire, de préférence avant la mi-octobre. Après la mi-octobre, il faudra se concerter avec la commune pour voir comment on pourra remédier au dépassement budgétaire.

Astuce ! Dans certains diocèses, il est de coutume de préparer un « ajustement interne » pour les petits dépassements du chapitre II.1 (les dépenses ordinaires du chapitre II). Le tableau avec les montants ajustés est alors transmis en annexe au compte annuel, pour information. Bien entendu, il pourra suffire d'expliquer succinctement les quelques dépassements modestes dans la section avec "les observations du trésorier" sans préparer de tableau plus complet. Les sensibilités et coutumes locales sont divergentes.  

 

À côté du suivi des éventuels dépassements, il est également intéressant de toujours vérifier certains articles clés :

  • Le R17 = le supplément communal ; en principe, vous recevez le montant précis de la prévision au budget approuvé par la commune.
  • Le R25 = si la fabrique a droit à un subside extraordinaire, il faut également veiller à ce que ce montant soit perçu, sans perdre de vue l'équilibre avec les factures reçues (voir les remarques ci-dessus sous le point 3).

 

7. Documentez les cas particuliers

Il n’est pas exceptionnel que le compte annuel présente une série de cas particuliers susceptibles de poser question. Afin de simplifier le suivi de toutes ces questions épineuses (remboursements, erreurs de paiements, sinistres, dépenses imprévues…), il est utile de les documenter afin que toute personne consultant le dossier puisse rapidement en comprendre la nature.

Si vous documentez bien lors que vous encodez en cours d’exercice, vous aurez tous les renseignements utiles à portée de main au moment de la clôture même, sans devoir retracer ces quelques cas particuliers. C'est utile pour vous-même, pour les autres fabriciens et pour les autorités de tutelle.