Une question qui revient régulièrement : faut-il encoder les erreurs matérielles et les remboursements de notes de crédit dans le journal de la comptabilité – et comment ?
Les démarches sont divergentes. La transparence "financière" et les restrictions budgétaires déterminent souvent la solution au cas par cas ...
Notre équipe vous propose une approche cohérente. Dans le premier volet de cet article, nous abordons les notes de crédit et remboursements (et d'autres compensations). Le deuxième volet insiste sur l'encodage d'écritures erronées.
1. Les notes de crédit et remboursements
Pour les notes de crédit et les remboursements il existe actuellement deux façons d’encoder. La première méthode respecte la nature du mouvement financier ; la deuxième méthode se focalise plutôt sur la prévision budgétaire : le crédit de l’article.
Avant d’expliquer tout cela, soulignons que les notes de crédit ne sont pas encodées sauf s’il y a un véritable « remboursement financier ». Si la note de crédit a été absorbée dans une nouvelle facture (dépense à payer !) il n'est pas nécessaire d’encoder deux écritures: il suffit d'encoder le nouveau paiement qui comprend la compensation et pour lequel il y a une pièce qui clarifie.
1ère méthode : on respecte la nature de l’écriture : toute recette est encodée comme une véritable recette ; c’est sans aucun doute la bonne solution pour les remboursements et il n’est pas illogique de faire de même pour les notes de crédit.
Concrètement : la note de crédit (ou le remboursement) est encodée sous un des articles « divers » sous le R18 (service ordinaire).
Exemple :
• R18D : 200 euros (note de crédit) ;
• D06C : 2.500 euros (toutes les dépenses, sans la note de crédit).
Insistons sur le fait que, si le trésorier a trop payé, il risque un dépassement de budget du côté des dépenses.
Solution : le trésorier peut toujours aménager le budget (via une modification budgétaire ou un ajustement interne) ou justifier au niveau du compte annuel en signalant les circonstances (le fait qu’il y a une note de crédit et que l’impact au niveau du budget (et du dépassement) est neutralisé par cette recette). Au niveau des extraits bancaires, le montant ne laissera jamais de doute où il faudra chercher dans la comptabilité.
Pour certaines écritures, cette méthode pourrait s’avérer moins élégante, par exemple s’il s’agit du supplément communal (R17), où l’on préférera éviter un montant qui ne correspond pas exactement aux prévisions budgétaires pour cet article clé : le trop-perçu et le remboursement seront incorporés à l’article même en recettes afin d’équilibrer. Idem pour les subsides extraordinaires.Si, pour ces articles clé, il y a des faux pas, on pourra éventuellement choisir un autre article et compenser (tout en documentant ce qui s'est passé).
2ème méthode : on encode suivant la logique de la nature de l’article comptable.
Concrètement : la note de crédit est encodée « en négatif » sur l’article des dépenses même : on retourne donc à « l’endroit comptable » où se trouve la dépense initiale. On n’encode donc jamais en recettes mais toujours comme une dépense, sur base de la nature du mouvement initial (qui, dans notre exemple, était une dépense).
Exemple :
• D06C : 2.500 + (-200 (note de crédit)) → 2.300 euros après l’encodage de la note de crédit (au lieu de 2.500 euros en dépenses et 200 euros en recettes).
L'avantage de cette méthode, c'est qu'elle permet de respecter les prévisions budgétaires. Pourtant, ce type de démarches ne sont pas acceptées partout.
Quelle méthode est la bonne ?
Plusieurs directives communiquées par les services diocésains ainsi que des instructions communales sont là pour aider le trésorier à adopter une logique cohérente et transparente. Actuellement, l’encodage sur base de la nature « financière » de l’opération (montant positif = recette ; montant négatif = dépense) semble l’emporter, bien qu’il y ait des exceptions locales à cette règle. L'équipe de ReligioSoft conseille également de respecter la nature financière des mouvements afin d'augmenter la transparence du dossier. Dans la plupart des cas, les dépassements budgétaires créés par cet encodage "financier", sont modestes et assez faciles à justifier: dans la section avec 'les observations du trésorier' on explique ce qui s'est passé; éventuellement, on neutralise l'impact moyennant un 'ajustement interne' au moment de la clôture (ce qui n'est permis que pour la section ordinaire du chapitre II des dépenses).
Quelques conseils :
1. Il faut suivre une logique cohérente pour toutes les notes de crédit. Pour les remboursements qui ne sont pas des notes de crédit, il vaut mieux suivre la 1re méthode et encoder en recettes. Pour tout « financement spécifique » ou tout « remboursement particulier » il n’y a donc aucun doute. En ajoutant une remarque aux observations du trésorier en annexe au compte annuel, le trésorier pourra clarifier les recettes pour lesquelles aucun budget n'était prévu et justifier les éventuels dépassements budgétaires, comme signalé ci-dessus.
2. Certaines communes ont certainement une préférence. Le trésorier se renseignera pour éviter des surprises. Si l'approche actuelle n'a pas suscité de remarques, on peut supposer qu'elle est permise. En cas de doute, une orientation vers un encodage "financier" semble préférable.
3. Si les notes de crédit sont conséquentes, il faut certainement voir s’il n’est pas possible de modifier le montant des factures d’acompte. Signalons encore qu’au moment de la préparation du budget, il est indispensable de toujours tenir compte de l’impact structurel de tous ces montants, dans la mesure où ceux-ci peuvent être anticipés. Si la fabrique souhaite encoder différemment les « notes de crédit » et les autres remboursements, le trésorier anticipera lors de l’établissement du budget (5 ou 6 mois avant le début de l’exercice sur lequel porte le budget).
2. Les erreurs matérielles
Tôt ou tard, on se trompe… Au lieu de payer 20 euros, on ajoute un zéro de trop et voilà, 200 euros ont été transférés. Peu après le constat, on reçoit le remboursement. Faut-il encoder 20 euros ou plutôt 200 euros et un remboursement de 180 euros ?
Nous proposons de respecter la logique des extraits bancaires. Cette solution est de loin la plus transparente et vous permettra ainsi qu'aux autorités de tutelle de toujours retracer de façon transparente les mouvements financiers et de les mettre en rapport avec les opérations comptables qui apparaissent au compte annuel.
Bref :
- Dépense de 200 euros.
- Recette de 180 euros.
On pourrait, ici aussi, compenser la recette en dépenses (voir ci-dessous sous le point 1.), bien que l'encodage financier ait l'avantage de garantir la cohérence par rapport au financier.
Si l’erreur matérielle et le remboursement apparaissent sur le même extrait bancaire, on pourrait songer à réduire la complexité de l’encodage et encoder la différence (= les 20 euros qu’il fallait payer), tout en signalant sur l’extrait bancaire que cette correction a été appliquée directement dans le journal du compte annuel.
Autre exemple: le trésoier se trompe de compte à vue et exécute un paiement privé via le compte de la fabrique. Le trésorier constate l'erreur peu après et demande un remboursement via le fournisseur, pour ensuite rattraper via son compte personnel. Les extraits bancaires de la fabrique affichent deux mouvements qui n'ont rien à voir avec la gestion de la fabrique, disons, 60 euros comme sortie et ensuite 60 euros du remboursement. Comment encoder?
Nous poussons au bout la logique financière: le trésorier encode les 60 euros comme dépense ("Divers" sous le D50) et incorpore le remboursement en recettes ordinaires (R18). Les deux opérations se neutralisent l'une l'autre, financièrement et comptablement. L'inconvénient, bien entendu, c'est que rien n'est prévu, normalement, au niveau du budget, donc le dépassement éventuel à l'article D50 devra être justifié en annexe au compte annuel; le trésorier insistera sur l'origine de l'erreur et sur le remboursement effectué. En tout cas, cette solution est plus transparente que d'avoir des omissions dans le journal financier de la fabrique, ce qui compliquera le contrôle du compte annuel au niveau de la tutelle.
