Menu

Question comptable. Encodages particuliers : compensations et erreurs matérielles

 

Une question qui revient régulièrement : faut-il encoder les erreurs matérielles et les remboursements de notes de crédit dans le journal de la comptabilité – et comment ?

Les démarches sont divergentes. La transparence "financière" et les restrictions budgétaires déterminent souvent la solution au cas par cas ...

Notre équipe vous propose une approche cohérente.

 

1. Les notes de crédit et remboursements

 

Pour les notes de crédit et les remboursements il existe actuellement deux façons d’encoder. La première méthode respecte la nature du mouvement financier ; la deuxième méthode se focalise plutôt sur la prévision budgétaire : le crédit de l’article.

Avant d’expliquer tout cela, soulignons que les notes de crédit ne sont pas encodées sauf s’il y a un véritable « remboursement financier ». Si la note de crédit a été absorbée dans une nouvelle facture (dépense à payer !) il n'est pas nécessaire d’encoder deux écritures.

 

1ère méthode : on respecte la nature de l’écriture : toute recette est encodée comme une véritable recette ; c’est sans aucun doute la bonne solution pour les remboursements et il n’est pas illogique de faire de même pour les notes de crédit.

Concrètement : la note de crédit (ou le remboursement) est encodée sous un des articles « divers » sous le R18 (service ordinaire).

Exemple :

• R18D : 200 euros (note de crédit) ;

• D06C : 2.500 euros (toutes les dépenses, sans la note de crédit).

Insistons sur le fait que, si le trésorier a trop payé, il risque un dépassement de budget du côté des dépenses.

Solution : le trésorier peut toujours aménager le budget (via une modification budgétaire ou un ajustement interne) ou justifier au niveau du compte annuel en signalant les circonstances (le fait qu’il y a une note de crédit et que l’impact au niveau du budget (et du dépassement) est neutralisé par cette recette).

Pour certaines écritures, cette méthode pourrait s’avérer moins élégante, par exemple s’il s’agit du supplément communal (R17), où l’on préférera éviter un montant qui ne correspond pas exactement aux prévisions budgétaires pour cet article clé : le trop-perçu et le remboursement seront incorporés à l’article même en recettes afin d’équilibrer. Idem pour les subsides extraordinaires.

 

2ème méthode : on encode suivant la logique de la nature de l’article comptable.

Concrètement : la note de crédit est encodée « en négatif » sur l’article des dépenses même : on retourne donc à « l’endroit comptable » où se trouve la dépense initiale. On n’encode donc jamais en recettes mais toujours comme une dépense.

Exemple :

• D06C : 2.500 + (-200 (note de crédit)) → 2.300 euros après l’encodage de la note de crédit.

Cette méthode permet de respecter les prévisions budgétaires, mais elle n’est pas acceptée partout.

 

Quelle méthode est la bonne ?

Plusieurs directives communiquées par les services diocésains ainsi que des instructions communales sont là pour aider le trésorier à adopter une logique cohérente et transparente. Actuellement, l’encodage sur base de la nature « financière » de l’opération (montant positif = recette ; montant négatif = dépense) semble l’emporter, bien qu’il y ait des exceptions locales à cette règle.

 

Quelques conseils :

1. Il faut suivre une logique cohérente pour toutes les notes de crédit. Pour les remboursements qui ne sont pas des notes de crédit, il vaut mieux suivre la 1re méthode et encoder en recettes. Pour tout « financement spécifique » ou tout « remboursement particulier » il n’y a donc aucun doute.

2. Certaines communes ont certainement une préférence. Le trésorier se renseignera pour éviter des surprises. Si l'approche actuelle n'a pas suscité de remarques, on peut supposer qu'elle est permise.

3. Si les notes de crédit sont conséquentes (par exemple pour les fournisseurs d’énergie), il faut certainement voir s’il n’est pas possible de modifier le montant des factures d’acompte. Signalons encore qu’au moment de la préparation du budget, il est indispensable de toujours tenir compte de l’impact structurel de tous ces montants, dans la mesure où ceux-ci peuvent être anticipés. Si la fabrique souhaite encoder différemment les « notes de crédit » et autres remboursements, le trésorier anticipera lors de l’établissement du budget (5 ou 6 mois avant le début de l’exercice sur lequel porte le budget). Au niveau du compte annuel, il est conseillé de signaler les cas particuliers dans la section avec « les observations du trésorier », ce qui pourrait également être utile pour ces « écritures de remboursement ».

 

2. Les erreurs matérielles

 

Tôt ou tard, on se trompe… Au lieu de payer 20 euros, on ajoute un zéro de trop et voilà, 200 euros ont été transféré. Peu après le constat, on reçoit le remboursement. Faut-il encoder 20 euros ou plutôt 200 euros et un remboursement de 180 euros ?

Nous proposons de respecter la logique des extraits bancaires. Cette solution est de loin la plus transparente et vous permettra ainsi qu'aux autorités de tutelle de toujours retracer de façon transparente les mouvements financiers et de les mettre en rapport avec les opérations comptables qui apparaissent au compte annuel.

Bref :

  • Dépense de 200 euros.
  • Recette de 180 euros.

On pourrait, ici aussi, compenser la recette en dépenses (voir ci-dessous sous le point 1.).

Si l’erreur matérielle et le remboursement apparaissent sur le même extrait bancaire, on pourrait songer à réduire la complexité de l’encodage et encoder la différence (= les 20 euros qu’il fallait payer), tout en signalant sur l’extrait bancaire que cette correction a été appliquée directement dans le journal du compte annuel.

 

 

Extrait du Guide du trésorier (édition 2020).