La date limite pour la transmission du budget de 2021 par la fabrique aux autorités de tutelle est fixée au 30 août 2020. Les Éditions Vanden Broele vous proposent quelques astuces qui vous permettront de mener à bien le défi du nouveau budget. Par rapport à la préparation du budget de 2020, rien de fondamental n'a changé. Trois points particuliers sont à retenir:
- Depuis 2019, les délais de tutelle ne sont plus suspendus entre le 15 juillet et le 15 août.
- N'oubliez pas de tenir compte des directives du service diocésain pour ce qui concerne la confection du budget.
- Dans le cadre de la lutte contre le coronavirus, il restera possible d'organiser des séances de manière virtuelle jusqu'au 30 septembre 2020. Voir notre article ailleurs sur ce site.
Les astuces "traditionnelles" sont élaborées ci-dessous. Les fabriques d'église affiliées à RelgioSoft peuvent toujours compter sur le helpdesk si le besoin s'en fait sentir: cultes@religiosoft.be ou T. 02 308 29 06.
1. L’approbation du compte annuel 2019 – calcul du résultat présumé
N’oubliez pas l’approbation du compte annuel 2019 ! Si vous n’avez pas encore reçu la décision des autorités de tutelle, il est certainement temps de les contacter pour avoir la confirmation que le compte a été approuvé. Vous pourrez alors apporter les éventuelles rectifications à votre compte (si la commune ne s’en charge pas via un outil en ligne). Le résultat définitif du compte 2019 doit être pris comme point de départ pour le calcul du résultat présumé de 2020 dans le budget 2021. Contrôlez le calcul du résultat présumé avant de faire le reste.
Soulignons que dans ReligioSoft le calcul du résultat présumé est automatique.
2. Le plan comptable
Le plan comptable : prenez le temps de voir si le plan comptable peut être amélioré. Évidemment, vous ne modifiez pas les articles « officiels » mais vous pourrez toujours peaufiner les articles « divers ». Le plan comptable « officiel » n’a d’ailleurs plus subi des changements par rapport aux exercices précédents.
3. Le budget évolue
Lors de la préparation du projet de budget, vous vous inspirez des derniers comptes annuels approuvés pour garantir que le nouveau budget tienne compte de toutes les évolutions. Dans ReligioSoft, une exportation en fichier excel de tous les comptes annuels est prévue (cliquez sur le bouton « comptes pluriannuels » sur votre gauche dans l’écran avec les tableaux du budget).
Il faut supposer que le budget que vous préparez sera suffisant et que vous n’aurez pas besoin d’une modification budgétaire en 2021, sauf imprévu. Si vous préparez en même temps une modification budgétaire pour 2020, vous pouvez certainement incorporer dans le budget 2021 des prévisions adaptées afin d’éviter les mêmes dépassements de budget d'ici un an.
Pour la modification budgétaire de 2020 il existe d’ailleurs deux options au niveau du timing :
- Vous introduisez au plus vite ;
- Vous attendez plutôt la date limite officielle (vers la mi-octobre).
Traditionnellement, l'orientation est de regrouper au maximum les changements à apporter au budget dans une seule modification budgétaire, qu'on transmet alors en septembre, sauf si les changements en question redéfinissent le budget et/ou le financement par les autres acteurs impliqués. En cas de doute, concertez-vous avec les responsables communaux pour éviter tout malentendu.
4. Les directives de l’évêché
N’oubliez pas les directives de votre évêché : ajoutez les montants corrects pour les articles des dépenses spécifiques. Sinon, vous aurez des rectifications à apporter plus tard. Vous restez au courant via la revue diocésaine.
5. L’équilibre des projets extraordinaires
Pour les projets « extraordinaires » : vérifiez toujours l’équilibre des projets individuels. En principe, il y aura toujours un financement spécifique (dans les recettes extraordinaires) qui correspond au montant des dépenses extraordinaires. Les subsides extraordinaires sont repris aux art. R25 (subside extraordinaire communal) et suivants. Voici quelques exemples.
Placement de capital:
R23 - placement de capital venu à échéance: 1.000 euros
D53 - placement de capital: 1.000 euros
= 1.000 euros en recettes et 1.000 euros en dépenses
Grosse réparation de la toiture:
R25 - subside extraordinaire: 12.000 euros
D56 - grosses réparations à l'église: 12.000 euros
= 12.000 euros en recettes et 12.000 euros en dépenses
6. Des chiffres et des lettres
N’oubliez pas les observations ! Il est toujours utile de bien décrire les nouveautés dans le budget et de prévoir des explications détaillées pour les projets extraordinaires, en particulier s'il s'agit de projets phasés ou pluriannuels. Les autorités pourront ainsi facilement interpréter la logique sous-jacente des chiffres.
Dans ReligioSoft vous insérez vos remarques dans la section « observations » ; toutes vos précisions seront alors incorporées dans le rapport même du budget.
7. Concertation pour les questions stratégiques
Vous pouvez certainement vous concerter avec la commune et avec le service aux fabriques d’église de votre Diocèse. Il vaut mieux prendre un peu plus de temps pour préparer le dossier avant de le transmettre, pour ainsi éviter des rectifications et/ou des recours après, surtout pour tout ce qui concerne les éléments « exceptionnels » (grosses réparations, etc.). Le service aux fabriques d’église dispose d’une expérience de centaines de dossiers et vous guidera volontiers.
8. Les annexes
N’oubliez pas d’ajouter au dossier du budget 2021 les annexes prévues dans la Circulaire sur les actes des établissements cultuels :
- L’évolution des charges salariales
- L’état détaillé de la situation patrimoniale
- Le tableau des voies et moyens pour les projets extraordinaires
- Le relevé des funérailles, mariages et autres célébrations
9. La délibération du conseil de fabrique
La délibération : lors de la transmission du budget 2021, il faut également ajouter à l’envoi la délibération du conseil de fabrique dûment complétée. Des modèles sont disponibles sur le site web du service aux fabriques d’église de votre évêché ou dans tout logiciel comptable adapté aux besoins des fabriques d’église. ReligioSoft comprend un document modèle qui incorpore automatiquement les données de la fabrique même (composition du conseil et coordonnées).
10. Date limite : le 30 août 2020
La date limite pour la transmission du budget 2021 est le 30 août 2020. Vous pouvez bien entendu le transmettre plus tôt.
Et après? Vous attendez la décision des autorités de tutelle, qui doivent statuer dans les délais prévus. En principe vous aurez des nouvelles de la commune au plus tard 2 mois après l’envoi du dossier. Soulignons encore que depuis 2019, les délais ne sont plus suspendus entre le 15 juillet et le 15 août ce qui accélère considérablement le traitement des dossiers pendant les vacances - si vous transmettez votre dossiers dans cette période déjà.
