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Le compte annuel 2017: quelques astuces

Un compte bien préparé vous évitera beaucoup de stress inutile en fin d’exercice. L’équipe de ReligioSoft a préparé une liste de vérifications que vous pourrez facilement effectuer vous-même en cours d’exercice. Parcourons !

 

1. L’approbation du compte annuel 2016 est cruciale pour bien clôturer l’exercice 2017, car elle garantit l’insertion correcte du résultat historique dans le nouveau compte (2017).

Vérifiez si les rectifications apportées par la tutelle ont été bien incorporées dans le compte annuel 2017. Le résultat rectifié du compte annuel 2016 doit être repris à l’article R19 (excédent) ou D51 (déficit) du compte annuel 2017.

 

2. Le début de chaque exercice amène le même défi : lors du premier trimestre, il est permis d’encoder des paiements de l’exercice précédent. En janvier 2017, il était permis d’ajouter les écritures de 2016 payées en 2017. Et en début de 2018, il est possible d’imputer les paiements sur l’exercice 2017 ou 2018, jusqu’au 31 mars (au plus tard ! Il vaut mieux clôturer au plus vite…).

Afin d’assurer que tout s’est bien passé, vous pouvez vérifier les écritures dans « les zones grises » pour être absolument sûr(e) que chaque écriture est imputée au compte annuel correct.

 

3. Au fur et à mesure de votre encodage, le résultat du compte évolue : si vous encodez beaucoup de dépenses de suite, le résultat diminuera ; au moment de la réception du supplément communal, le résultat augmentera. Vérifiez le solde comptable (le résultat du compte annuel).

Si le résultat est particulièrement bas :

• Avez-vous déjà reçu le supplément communal ?

• Il se peut que des dépenses extraordinaires aient été encodées sans qu’il y ait des recettes spécifiques ?

Si le résultat est vraiment élevé :

• Peut-être reste-t-il des factures à payer ?

• S’il s’agit d’un surplus de recettes extraordinaires, il faut vérifier si certaines sommes doivent encore être replacées…

 

4. Idéalement, tout projet extraordinaire évolue de manière équilibrée : entrées (recettes) et sorties (dépenses) sont toujours à égalité.

Exemple : si la fabrique a payé 5.000 euros de factures pour la toiture, il faut en principe un supplément extraordinaire (ou un autre financement) égal. Les recettes (5.000 euros) et les dépenses (5.000 euros) seront alors en équilibre.

Le même principe s’applique aux placements venus à échéance et aux replacements : il faut un équilibre pour que rien ne se perde. N’oubliez pas de replacer le capital propre à la fabrique avant la clôture de l’exercice.

 

5. À côté des montants déjà imputés au compte annuel, il subsiste toujours une série de paiements à effectuer ou à percevoir avant la fin de l’exercice.

Quelques points importants pour le suivi de ces « engagements » :

Il est permis d’imputer des paiements pour le compte annuel 2017 en 2018 dans la mesure où il s’agit de prestations effectuées en 2017 et pourvu que le paiement soit exécuté au plus tard le 31/03/2018. Soulignons qu’il est toujours préférable de limiter le nombre de cas afin d’assurer une certaine transparence lors de la transition !

L’important, c’est de garantir un suivi efficace de tous ces cas qui risquent de surgir plus tard :

Prenez contact avec les fournisseurs concernés afin d’être sûr de recevoir la facture dans les meilleurs délais ; moins vous aurez de paiements tardifs, moins vous aurez de soucis pour distinguer les exercices durant le premier trimestre de la nouvelle année ;

Pour les loyers et fermages, vous pouvez certainement interpeller les locataires et fermiers pour lesquels le même risque de paiement tardif est réel ;

Pour tout ce qui concerne les suppléments et autres subsides, il est crucial de ne pas traîner, étant donné qu’il s’agit de montants importants qui ont un impact conséquent sur le résultat final du compte annuel; avertissez la commune si vous constatez qu’une partie n’a pas encore été versée.

Si vous accélérez en 2017, vous pourrez clôturer plus vite en 2018, et vous aurez moins de soucis avec les cas particuliers à cheval entre les deux exercices. Jugez vous-même :

 

6. Attention aux dépassements budgétaires !

Premier principe : respectez toujours la nature de l’article : on n’encode pas les paiements sur un autre article (qui convient moins bien) parce que la prévision de l’article logique ne suffit plus.

Deuxième principe : en cas de dépassement conséquent (au niveau du chapitre, pour des articles à zéro, ou pour toute dépense extraordinaire), il faut introduire une modification budgétaire, de préférence avant la mi-octobre. Après la mi-octobre, il faudra se concerter avec la commune pour voir comment on peut s’arranger.

Astuce ! Dans certains diocèses, il est de coutume de préparer un « ajustement interne » pour les petits dépassements du chapitre II.1 (les dépenses ordinaires du chapitre II). Le tableau avec les montants ajustés est alors transmis en annexe au compte annuel, pour information.

À côté du suivi des éventuels dépassements, il est également intéressant de toujours vérifier certains articles clés :

Le R17 = le supplément communal ; en principe, vous recevez le montant précis de la prévision au budget approuvé par la commune.

Le R25 = si vous avez droit à un subside extraordinaire, il faut également veiller à ce que ce montant soit perçu.

 

7. Il n’est pas exceptionnel que le compte annuel présente une série de cas particuliers susceptibles de poser question. Afin de simplifier le suivi de toutes ces questions épineuses (remboursements, erreurs de paiements, sinistres, dépenses imprévues…) il est utile de les documenter afin que toute personne consultant le dossier puisse rapidement en appréhender la nature.