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La modification budgétaire 2016 - quelques astuces

 

Tout comme les autres pouvoirs locaux, la fabrique d’église a l’obligation de planifier ses activités. Elle devra transmettre cette planification aux autorités de tutelle afin d’obtenir leur approbation avant l’exécution. On supposera donc que toute planification aura été transmise bien avant cette exécution, même que les circonstances en décident parfois autrement.

En premier lieu, il y a le budget initial, qui, pour 2016, a été approuvé par les autorités de tutelle en septembre 2015 ou peu après. À ce moment-là, ce budget était supposé suffisant et visait justement à éviter toute modification budgétaire. En cas de circonstances imprévues, il est toujours possible d’introduire une modification budgétaire dans laquelle les prévisions sont mises à jour. Il vous est toujours possible d’introduire une modification budgétaire. La date limite « officielle » pour la transmission aux autorités de tutelle est fixée au 15 octobre 2016. En principe, toute modification budgétaire doit être approuvée par les autorités de tutelle avant la fin de l’exercice (le 31/12/2016), pour que tous les engagements puissent être intégrés dans une planification définitive.

 

1. La date limite pour la transmission de la modification budgétaire : 15/10/2016

 

Le conseil communal doit approuver votre modification budgétaire avant la fin de l’exercice : le 31/12/2016 au plus tard. Afin de pouvoir respecter cette date limite, il est impératif de transmettre la modification budgétaire à l’évêché et à la commune avant la mi-octobre. Dans le cas où ce timing devait poser problème, prenez contact avec la commune pour voir comment vous arranger. Pour tout imprévu survenant après le 15/10/2016 et ayant un impact conséquent sur le budget, la fabrique s’adressera également à la commune pour déterminer quelles démarches sont nécessaires.

 

2. Groupez tous les changements dans une seule modification

 

L’idée n’étant pas de multiplier le nombre de modifications budgétaires, il est conseillé de grouper les changements à apporter dans une seule modification budgétaire, qui sera alors transmise au mois d’octobre, sauf s’il y a vraiment un intérêt à transmettre plus tôt (par exemple, si l’impact au niveau des subsides est conséquent).

 

3. Le projet de modification : concertez-vous

 

Tout comme pour le budget, il est toujours utile de vous concerter avec les responsables communaux et l’évêché si, au niveau stratégique (grosses réparations, financements, etc.), il subsiste des points à éclaircir. Mieux la modification est préparée, moins vous risquez de rectifications par la suite.

Vous pouvez transmettre la version de projet via mail à la commune et à l’évêché pour avoir un avis « officieux ». Cette démarche simplifiera considérablement le suivi au niveau de la procédure de tutelle: il devient alors une étape purement formelle.

Dans tous les cas, il faut éviter de faire signer et de transmettre un document dans lequel un doute subsiste concernant des éléments conséquents.

 
 
4. Motivez les changements

 

Dans un monde parfait, la modification budgétaire n’existerait pas. Le budget initial suffirait. Malheureusement, il est impossible d’élaborer un budget réaliste sans courir le risque de toutes sortes d’imprévus : tempêtes, pannes techniques, changements de fournisseur…

Il est logique d’ajouter dans la modification budgétaire une motivation précise – par article ou de façon globale – afin de bien détailler en quoi consiste la nécessité d’apporter ces changements par rapport à la version approuvée antérieurement. Pour les projets extraordinaires, on peut toujours ajouter un tableau reprenant les voies et moyens afin d’offrir une vue complète sur la totalité du projet.

 
 
5. L’équilibre au service extraordinaire

 

N’oubliez pas de vérifier l’équilibre des projets extraordinaires : pour les dépenses d’un seul et même projet, il faut toujours prévoir un financement concret dans la partie des recettes extraordinaires (subside communal extraordinaire, placement…).

Par exemple, si la toiture du presbytère est remplacée, on prévoira la dépense (10.000 euros) dans les dépenses extraordinaires mais, en même temps, le trésorier devra ajouter le financement de 10.000 euros dans les recettes extraordinaires (R25, supplément extraordinaire communal, ou autre…). 10.000 en recettes et 10.000 en dépenses => le projet est en équilibre au niveau de la planification.

Insistons encore sur le fait qu’il faut toujours distinguer le supplément ordinaire (R17) des subsides extraordinaires, pour lesquels il existe des articles distincts (R25 : subside communal extraordinaire). Si vous ajoutez un projet extraordinaire, le supplément communal ordinaire n’augmentera jamais : il faudra prévoir un financement spécifique sur un des articles des recettes extraordinaires.

 

6.         Question technique : le résultat présumé
 

Même si, entre-temps, le résultat réel de 2015 est connu et approuvé par la tutelle, le résultat présumé repris dans la modification budgétaire 2016 reste le même que dans le budget initial : le résultat présumé de 2015.

Pourquoi ? L’impact « positif » ou « négatif » du résultat réel du compte annuel 2015 est déjà pris en compte dans le budget 2017 ! Si l’on modifiait encore le résultat présumé de 2015 repris dans la modification budgétaire, l’impact du résultat du compte annuel serait double. Prenons un résultat très positif :

-              L’impact positif augmenterait le résultat repris dans la MB et diminuerait ainsi le supplément communal de 2016.

-              En 2017 également, le résultat du compte annuel 2015 augmenterait le résultat présumé de 2016 et diminuerait une fois de de plus le supplément communal, cette fois-ci celui de 2017.

Bref, on ne touche pas au résultat présumé dans la modification budgétaire, afin d’éviter que le résultat du compte annuel 2015 ne soit pris en compte deux fois.

 

7.         La délibération du conseil de fabrique

 

Le législateur a imposé une logique unique pour les documents comptables à transmettre dans le cadre de la tutelle spéciale : il faut toujours joindre en annexe au dossier la décision du conseil de fabrique statuant sur la modification (ou le budget, ou le compte).

Cette annexe reprend la motivation de fait et de droit de la modification, ainsi que le résultat du vote. Le document est signé par tous les fabriciens présents et incorpore également les chiffres clés du document sur lequel il statue (le tableau récapitulatif).

Tout outil comptable digne de ce nom incorpore ces décisions parmi les rapports générés automatiquement. ReligioSoft le prévoit.

 

 

Après la transmission du dossier de la modification budgétaire, il ne vous reste qu’à attendre la décision des autorités de tutelle, qui doivent statuer dans les délais prévus.